Wat doet een Office Manager?
Een officemanager beheert de workflow, houdt gegevens bij en houdt toezicht op werknemers en faciliteert in het algemeen het werk dat op kantoor wordt verricht. De precieze taken die worden uitgevoerd, kunnen afhankelijk zijn van een aantal factoren, waaronder het aantal werknemers en de schaal van het bedrijf. De functie van een officemanager is meestal erg vergelijkbaar tussen velden, omdat hij of zij alleen verantwoordelijk is voor andere werknemers, niet voor het eigenlijke werk op kantoor. In de meeste gevallen is deze functie niet het hoogste managementniveau in het bedrijf en deze werknemer kan rapporteren aan hogere managers of eigenaars. Kleine bedrijven kunnen kantoormanagers hebben, maar dit zijn soms slechts geavanceerde werknemers die naast hun eigen taken zonder speciale kwalificaties de functie van officemanager vervullen.
Een officemanager is meestal een persoon met een diploma in management of bedrijf. Hij of zij is in het algemeen verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat werknemers op de meest efficiënte manier werken en dat de productiviteit op het hoogst mogelijke niveau is. De officemanager doet dit meestal door het werk effectief toe te wijzen, de basis regelmatig met medewerkers aan te raken en de productiviteit bij te houden. Deze positie is ook vaak verantwoordelijk voor het bijhouden van budgetten, bestanden en werknemersrecords.
Aangezien de manager het de werknemers alleen maar gemakkelijker maakt hun werk te volbrengen, hoeft hij of zij het werk dat op kantoor wordt gedaan niet noodzakelijk te begrijpen om het effectief te beheren. Een persoon met een managementgraad maar geen ervaring met computers kan bijvoorbeeld nog steeds een kantoor beheren dat software ontwerpt. Toch is het vaak nuttig om ervaring te hebben met het soort kantoor waarin men werkt, zowel omdat het werknemers op een lager niveau vertrouwen geeft in iemands competentie en omdat het kan helpen bij het beheren van de workflow.
Een van de belangrijkste verantwoordelijkheden die vaak aan officemanagers worden gegeven, is het inhuren van nieuwe medewerkers en het beëindigen van oude. De manager kan ook verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat alle werknemers op de hoogte zijn van het bedrijfsbeleid en dat ze alle benodigde juridische documenten met betrekking tot de werkgelegenheid ondertekenen. Ervoor zorgen dat het kantoor wordt beheerd in volledige overeenstemming met de wetgeving die werknemers regelt, is een van de belangrijkste taken van de officemanager.
Kleinere bedrijven hebben vaak behoefte aan beheer op kantoor zonder de middelen om een persoon alleen aan te stellen om als officemanager te dienen. In deze gevallen kan de eigenaar de functie van manager vervullen of kan een medewerker op hoog niveau werken en toezicht houden op anderen. Niet elk kantoor vereist dit soort beheer, dus er zijn kantoren die functioneren zonder toezicht van een manager. Wanneer u solliciteert voor officemanager-functies, worden de exacte vereisten van de functie meestal vermeld in de functiebeschrijving. Het is belangrijk om naar deze exacte vereisten te kijken, omdat elk kantoor iets anders wil dan een manager, afhankelijk van wat in het verleden is gelukt.