Wat is een grootboekbediende?
Een grootboekbediende is verantwoordelijk voor het invoeren van informatie in grootboekrekeningen namens een bedrijf of organisatie. Wetten in veel landen vereisen dat bedrijfseigenaren gedetailleerde financiële gegevens van inkomsten en uitgaven bijhouden en deze gegevens worden beoordeeld tijdens belastingvoorbereiding en bedrijfscontroles. De grootboekbediende moet ervoor zorgen dat de financiële informatie nauwkeurig wordt geregistreerd en dat de boeken van het bedrijf dagelijks, wekelijks of maandelijks in evenwicht zijn.
Veel bedrijven houden afzonderlijke grootboeken bij voor verschillende soorten uitgaven, zoals salarisadministratie of inventaris. Voordat geld wordt gestort of opgenomen van deze rekeningen, kan de grootboekbediende eerst alle transacties door een grootboek voeren. Deposito's worden in het grootboek geregistreerd en vervolgens van die rekening afgeschreven en opnieuw in het juiste grootboek gestort. De griffier gebruikt subgrootboekrekeningen om deze stortingen en opnames te volgen, maar het grootboekrekeningenboek bevat details over alle afschrijvingen en kredieten van de onderneming.
Aan het einde van elke dag moet het eindsaldo van het grootboek het gecombineerde totaal van het beginsaldo van de dag weergeven plus alle credits en minus alle afschrijvingen. Doorgaans vereisen bedrijven dat de bediende dagelijks het grootboek in evenwicht houdt. Als er verschillen worden geconstateerd, moet de grootboekbediende zorgvuldig alle transacties en ontvangsten controleren om de oorzaak van het probleem te achterhalen. De bediende moet de fout corrigeren en ervoor zorgen dat het eindsaldo correct is. In sommige landen zijn griffiers niet verplicht om grootboeken dagelijks te controleren, maar hoe vaker grootboeken worden beoordeeld, hoe gemakkelijker griffiers problemen kunnen detecteren en oplossen.
Grootboekbedienden zijn soms verantwoordelijk voor het opstellen van financiële rapporten en voor het geven van presentaties aan bedrijfsleiders of eigenaren. Ze kunnen vragen over de financiële prestaties van het bedrijf beantwoorden door te verwijzen naar gegevens in de grootboeken. Wanneer de belastingdienst audits uitvoert, is de grootboekbediende verantwoordelijk voor het beantwoorden van de vragen van de auditor en voor het verstrekken van kopieën van ontvangsten en financiële informatie die de auditors vragen.
Sommige bedrijven huren gecertificeerde accountants in om te werken als grootboekbedienden. Deze personen hebben meestal een universitair diploma in boekhouding, financiën of een gerelateerd veld en hebben een vergunning om als accountant te werken. Grote bedrijven kunnen een groot aantal bedienden in dienst hebben om toezicht te houden op de financiën van verschillende divisies van het bedrijf. Kleine bedrijven huren soms boekhouders in die geen formele boekhoudopleiding hebben gevolgd om te werken als grootboekbedienden. Deze personen kunnen al dan niet een universitair diploma hebben, maar hebben meestal enige ervaring als administrateur, secretaris of penningmeester.