Wat is een juridisch secretaris?
Een juridisch secretaresse is een administratief medewerker die gespecialiseerd is op het gebied van het recht. Hij of zij staat advocaten bij door juridische documenten op te stellen. Juridische secretaresses zijn werkzaam in advocatenkantoren, alsmede in de juridische afdelingen van verzekeringsmaatschappijen, bedrijven en onroerendgoedbedrijven. Voltooiing van een juridisch assistent-trainingsprogramma van maximaal een jaar is een veel voorkomende educatieve vereiste voor veel functies van juridisch secretaresse.
Transcriptie en juridische terminologie zijn twee hoofdgebieden van secretariële opleiding op het gebied van recht. Hoewel het typen van juridische documenten en correspondentie vaak de hoofdtaak is van een juridisch secretaresse, kan hij of zij ook telefoons beantwoorden, klanten begroeten en afspraken plannen. In grotere advocatenkantoren kan een receptionist die taken uitvoeren, terwijl juridische secretaresses verantwoordelijk zijn voor het indienen, voorbereiden en typen van juridisch papierwerk. Juridische secretaresses zijn vaak gespecialiseerd in een bepaald soort recht, zoals familie, contracten of testamenten en nalatenschappen.
In de meeste juridische secretariaten worden snelle toetsen en goede computerkennis verwacht. Een typsnelheid van minimaal 60 woorden per minuut (wpm) is een veel voorkomende verwachting. Het gebruik van bestandsbeheersystemen en het transcriberen van een dictaat van een advocaat in brieven of andere correspondentie worden door veel juridische secretaresses voltooid. Het gebruik van technologie zoals voicemail, legale computersoftware en kopieermachines is een typisch onderdeel van de meeste werkdagen van juridische secretaresses. In kleinere bedrijven kunnen boekhoudkundige taken deel uitmaken van de functiebeschrijving van een juridisch administratief secretaris.
Als een juridisch secretaris voor een procesadvocaat werkt, kan hij of zij de advocaat vergezellen om aantekeningen te maken voor de dossiers van de zaak. De meeste juridische secretaresses moeten zowel zelfstandig als in teamverband werken. Sommige secretaresses onderzoeken juridische tijdschriften en wetboeken om advocaten in zaken te helpen. De vertrouwelijkheid van de klant moet te allen tijde worden gerespecteerd. Aandacht voor detail en het vermogen om door te gaan in rechtszaken zijn andere belangrijke kenmerken van succesvolle juridische administratief medewerkers of secretaresses.
Na enkele jaren kan een juridisch secretaris worden bevorderd tot een toezichthoudende functie. Na het volgen van meer juridische cursussen, of het behalen van een certificaat of graad, kan hij of zij in aanmerking komen om paralegal te worden. Paralegals verschillen van juridische secretaresses in die zin dat ze verantwoordelijk zijn voor meer wetgerelateerd in plaats van administratief werk. Een advocaat kan bijvoorbeeld toezicht houden op een paralegal bij het schrijven van juridische concepten, terwijl een secretaris de documenten gewoon voorbereidt en typt. In sommige gebieden kan de term juridisch medewerker verwarrend zijn, omdat deze kan verwijzen naar een paralegal of juridisch secretaris.