Wat is een virtuele boekhouder?
Een virtuele boekhouder is een professional in zijn vakgebied die werkt op een externe locatie in plaats van in een traditionele kantooromgeving. Hij is over het algemeen een onafhankelijke aannemer die zijn klanten een volledige lijn van algemene boekhoud- en boekhouddiensten biedt via softwareprogramma's, het delen van databases, e-mail en faxen. Thuiskantoren zijn meestal de enige fysieke locatie van de bedrijfsvoering.
Net als een traditionele boekhouder heeft een virtuele boekhouder vaak expertise in een breed scala van boekhoudtoepassingen. Hij is normaal bekwaam in het verwerken van crediteuren, debiteuren, rekeningafstemming en loonadministratie. Het bijhouden van grootboeken en andere transactiegegevens is meestal een vast onderdeel van zijn werk.
Naast een uitgebreid begrip van boekhoud- en boekhoudprincipes, heeft een virtuele boekhouder vaak toegang tot en kennis van een breed scala aan boekhoudsoftware. Sommige softwareprogramma's zijn boekhoudsystemen die eenvoudig inkomsten en uitgaven bijhouden en cheques genereren. De meer geavanceerde programma's kunnen belastingen schatten, taakkosten berekenen, projecten beheren en werken in combinatie met spreadsheet- of tekstverwerkingssoftware.
Een steeds populairder wordende tool die wordt gebruikt door virtuele boekhouders is een elektronisch scanapparaat dat zakelijke bonnen, visitekaartjes en belangrijke brieven en documenten scant, categoriseert en opslaat. De meeste van deze apparaten zijn goedgekeurd door lokale en regionale regelgevende instanties om zo nauwkeurig te zijn dat originele bonnen en documenten kunnen worden weggegooid nadat ze zijn gescand en opgeslagen. Dit vermindert de hoeveelheid ruimte die een virtuele boekhouder nodig heeft om zijn bedrijf te runnen en tegelijkertijd meerdere klanten te bedienen.
Een persoon op dit gebied is vaak verplicht ondersteunende diensten te verlenen die uniek zijn voor de bedrijfstakken waarin zijn klanten actief zijn. Kleine zelfstandige detailhandel en groothandel vereisen bijvoorbeeld vaak dat hij inkooporders bijhoudt of kopieën van klantfacturen bijhoudt. Verkopers en vertegenwoordigers van de fabrikant kunnen de boekhouder vragen kredietaanvragen te verwerken en ook referenties te verifiëren. Klanten kunnen hem ook vragen om eindejaarsrapporten op te stellen of W-9 of 1099 belastingdocumenten aan werknemers te verstrekken.
Een middelbare schooldiploma is over het algemeen het minimaal vereiste onderwijs om een virtuele boekhouder te worden, maar een associate's of bachelor's degree in business, boekhouding of een gerelateerd veld kan de aspiratie van potentiële kandidaat-banen verbeteren. Om als virtuele boekhouder succesvol te zijn, zijn voorbeeldige wiskundevaardigheden meestal vereist. Een hoog niveau van organisatie en uitstekende aandacht voor detail zijn nuttige kwaliteiten in deze functie. Omdat een virtuele boekhouder meestal alleen werkt, zijn zelfmotivatie en focus meestal ook noodzakelijk voor succes. Betrouwbaarheid, integriteit en discretie zijn normaal hoog aangeschreven eigenschappen vanwege de aard van de informatie die de klanten van de virtuele boekhouder regelmatig met hem moeten delen.