Wat is een Administratieve Services Manager?
Een beheerder van administratieve services is verantwoordelijk voor de services die het personeel, de klanten en de klanten van een bedrijf ondersteunen. In tegenstelling tot een afdelingsmanager die zich richt op een specifiek gebied, zoals human resources, voorraadbeheer of boekhouding, houdt deze positie in dat tegelijkertijd toezicht wordt gehouden op ondersteuning voor verschillende afdelingen. De positie kan de aanschaf van materialen of eigendom inhouden, het toewijzen van personeelsruimte, bedrijfsonderhoudsbehoeften en archiefbeheer. Deze functie kan ook verantwoordelijk zijn voor het naleven van contracten, voorschriften en normen voor veiligheid en verzekering. Het aantal afdelingen dat is toegewezen aan de beheerder van administratieve services, is afhankelijk van de grootte en structuur van het bedrijf.
Alle soorten bedrijven kunnen een beheerder van administratieve diensten in dienst hebben. Kleine tot grote bedrijven kunnen profiteren van een persoon die op efficiënte wijze ondersteunende diensten voor meerdere afdelingen aanstuurt. Wanneer services worden geleid door specifieke afdelingen binnen een bedrijf, kan er sprake zijn van conflicten en dubbele inspanningen. Een efficiënte beheerder van administratieve diensten voorkomt dergelijke situaties.
In een klein bedrijf omvat deze functie het beheer van services voor zowel personeels- als fysieke administratieafdelingen. Personeelservices richten zich op interne functies, zoals salarisadministratie en administratieve ondersteuning; fysieke administratieve diensten omvatten operationele afdelingen, zoals postdistributie, telecommunicatie en parkeren. Deze afdelingen bestaan normaal gesproken uit weinig werknemers en vereisen slechts één persoon om hun ondersteuningsservicevereisten succesvol te beheren.
Grotere bedrijven hebben vaak meerdere beheerders van administratieve diensten in dienst. In deze omgevingen kan de beheerhiërarchie van de administratieve services worden gestructureerd op basis van managementvereisten op instap-, midden- en bovenniveau. Elke managementlaag heeft meestal een beheerder van administratieve services die zich op specifieke servicebehoeften richt.
Sommige bedrijven vereisen dat werknemers in deze functie een dubbele taak vervullen. Ze worden soms gezien als iemand met een lichte werklast, eenvoudigweg services beheren. Vanwege dit kunnen ze worden verplicht om te dienen in andere managementcapaciteiten die overeenkomen met hun vaardigheden, zoals personeel, inkoop, contractadministratie of operaties.
Een beheerder van administratieve services houdt normaal gesproken toezicht op verschillende afdelingen zoals materiaalverwerking, gegevensverwerking, secretariële ondersteuning, onderhoud van faciliteiten en salarisadministratie. Het hebben van een achtergrond in een of meer van deze velden kan haar helpen een baan te vinden als beheerder van administratieve diensten. Elke managementervaring wordt ook als een uitstekende kwalificatie voor de functie beschouwd.
De mogelijkheid om projecten effectief te prioriteren is een pluspunt voor deze taak. Het is ook nuttig om succesvolle ervaring te hebben met multi-tasking en conflictoplossing. Effectieve communicatie met alle niveaus van management en personeel is zeer wenselijk. Ervaring met administratieve of uitvoerende ondersteuning is een voordeel.
Een bachelordiploma in bedrijfskunde of een vakgebied dat verband houdt met de bedrijfsactiviteiten van het bedrijf, is nuttig bij het verkrijgen van een functie voor beheer van administratieve services. Achtergrond in management kan in plaats van een graad worden aanvaard. Deze positie is vaak een geprefereerde overgangsbeweging binnen een bedrijf waar doorgroei naar management gewenst is.