Wat is een informatieklerk?
De titel "informatiebediende" geeft een hint over de verantwoordelijkheden van een persoon in deze functie. Een informatiebediende kan worden omschreven als een persoon door wie informatie stroomt. Dit omvat zowel inkomende informatie, zoals telefoontjes en berichten, als uitgaande informatie, zoals e-mail en bedrijfsinformatie. Ze is ook een persoon die informatie beheert door middel van taken zoals het organiseren, archiveren en verspreiden van documenten.
De specifieke taken van een informatiebediende kunnen variëren. Deze zijn vaak gebaseerd op het bedrijf en de industrie waarin een persoon met deze functie werkt. De meeste informatiebedienden voeren taken uit die collectief kunnen worden omschreven als administratieve kantoorfuncties. Dit betekent dat een persoon die geïnteresseerd is in het verkrijgen van een dergelijke functie wellicht kennis wil maken met bepaalde kantoorapparatuur. Volgens het Bureau of Labour and Statistics (BLS) gebruiken informatiebedienden de telefoon, personal computers en andere elektronische apparaten om e-mail- en faxdocumenten te verzenden.
Telefoons zijn over het algemeen een belangrijk onderdeel van het werk van een informatiebediende. Een aanzienlijk deel van haar tijd kan besteed worden aan het aannemen van telefoontjes. De telefoons die normaal door mensen in deze posities worden gebruikt, zijn niet zoals die in een huishoudelijke omgeving worden gevonden. Deze machines zijn waarschijnlijk ontworpen voor meerdere lijnen, het doorverbinden van gesprekken en communicatie tussen kantoren. Het is ook waarschijnlijk dat een persoon in deze functie bekwaam moet zijn in het werken met antwoorddiensten om oproepen die op deze manier worden onderschept te beheren.
Computervaardigheden zijn meestal belangrijk voor een informatiebediende. Iedereen die van plan is om in een dergelijke positie te werken, moet bekend zijn met populaire tekstverwerkings- en spreadsheetsoftware. Voor sommige taken zijn mogelijk andere computervaardigheden vereist, zoals databasebeheer, planning of agendatoepassingen en branchespecifieke programma's.
Faxmachines zijn apparaten waarmee documenten via telefoonlijnen kunnen worden verzonden. Informatiebedienden krijgen meestal de verantwoordelijkheid om informatie op deze manier te verzenden en te ontvangen. Tegelijkertijd zijn deze personen gewoonlijk ook verantwoordelijk voor het accepteren en verzenden van documenten en pakketten via e-mail, koerier- en postdiensten. Dit onderstreept de noodzaak voor een persoon in deze positie om sterke organisatorische vaardigheden te hebben en een multi-tasker te zijn.
De taken van een informatiebediende worden vaak onderbroken door haar verantwoordelijkheden om met het publiek te communiceren. Een persoon in deze functie kan het eerste contactpunt zijn met klanten en andere personen die een bedrijf bezoeken. Het kan haar taak zijn om te bepalen of en wanneer een persoon toegang kan krijgen tot andere personen in de organisatie.