Wat is een orderbediende?
Een orderbediende verwerkt klantorders. Hij of zij kan werken in een winkel of groothandel. Een diploma van een middelbare school of het equivalent daarvan, plus een goede klantenservice en wiskundige vaardigheden zijn meestal vereist om als orderbediende te werken. Orderbedienden moeten meestal computer spreadsheetprogramma's begrijpen en met verschillende soorten verwerkingssoftware werken.
Bestellingen van klanten kunnen door de bediende per telefoon, computer of post worden ontvangen. Als alternatief kan een supervisor de bestellingen voor verwerking aan de orderbediende afgeven. Bestellingsmedewerkers of supervisors controleren eerst het account van de persoon of het bedrijf die bestelt om te controleren of er geen openstaande rekeningen zijn en of de kredietgoedkeuring is goedgekeurd.
Controlelijsten van beschikbare voorraad worden routinematig gedaan door orderadministrateurs. Als de orderbediende niet alles op de bestelling van een klant kan invullen omdat er iets niet op voorraad is, moet het bedrijfsbeleid in die situatie worden gevolgd. In sommige bedrijven moet de winkelbediende de klant op de hoogte stellen, terwijl in andere bedrijven winkelbedienden een beleefde notitie toevoegen waarin ze zich verontschuldigen voor het artikel dat niet op voorraad is en een backorder adviseren. Een nabestelling is een industrieterm voor het op een later tijdstip leveren aan een klant die momenteel niet op voorraad is. Als voor te veel bestellingen van klanten nabestellingen nodig zijn, wordt het voorraadbeheer als slecht beschouwd en lijdt de klantenservice vaak.
Het controleren van prijzen is een andere verantwoordelijkheid van de meeste winkelbedienden. De winkelbediende moet er zeker van zijn dat de factuur van elke klant nauwkeurige prijzen bevat, omdat sommige klanten speciale kortingen hebben voor bulkaankopen. Een factuur is een bedrijfsdocument waarin de prijs en de hoeveelheid gekochte producten worden vermeld. Het omvat belastingen en verzendkosten. Tenzij een bedrijf klein is, geeft de orderbediende de facturen meestal door aan een factureringsbediende; in kleinere bedrijven kunnen orderbedienden elke factuur verwerken met behulp van een computersysteem.
Het afhandelen van klachten van klanten en het opvolgen van bestellingen zijn noodzakelijke taken voor een orderbediende. Om deze reden moeten orderbedienden eersteklas klantenservice vaardigheden hebben. Ze moeten kalm en efficiënt problemen oplossen, zoals ontbrekende zendingen, onnauwkeurige prijzen of de klant die het verkeerde artikel ontvangt. De taak van een winkelbediende kan hectisch worden, omdat hij of zij tijdens een typische werkdag mogelijk verschillende klantproblemen moet oplossen.
Orderbedienden werken in de meeste industrieën. Hun salarissen variëren sterk, afhankelijk van hun taken en jarenlange ervaring. Sommige orderbedienden worden gepromoveerd tot magazijnmanagers of technische experts in hun branche. Voor het grootste deel werkt een orderbediende op reguliere kantooruren en ontvangt hij voordelen zoals een ziektekostenverzekering, een pensioenplan en vakantiegeld.