Wat is evenementplanning?
Evenementplanning omvat het organiseren en ordenen van alle vele details die in een evenement voorkomen, zoals een bedrijfspromotie, verjaardagsfeest of fondsenwerving. De industrie is de afgelopen 10 tot 15 jaar enorm gegroeid en recent onderzoek toont aan dat jaarlijks bijna $ 500 miljard US dollar (USD) wordt besteed aan geplande evenementen over de hele wereld. Deze groei is te danken aan een verbeterde economie en de trend dat bedrijven hun vergader- en planningsfuncties uitbesteden.
Veel verschillende zakelijke en sociale gelegenheden kunnen profiteren van gedetailleerde planning. Elk evenement kan onder een kop vallen, zoals feesten, promoties, herdenkingen of educatie. Vieringen kunnen parades, bruiloften, verjaardagen en jubilea omvatten. Promotie-evenementen kunnen politieke bijeenkomsten, productlanceringen en modeshows zijn. Herdenkingsevenementen zijn onder andere burgerlijke evenementen en gedenktekens. Educatieve evenementen kunnen vergaderingen, diploma-uitreikingen en conferenties zijn.
Organisatoren moeten meerdere taken uitvoeren om het evenement succesvol te maken. Een planner kan betrokken zijn bij het vinden van een site voor het evenement, het maken van een ontwerp ervan en het uitvoeren van onderzoek naar de mensen die het evenement aanvragen. Evenementplanning omvat ook het regelen van het decor, eten en entertainmentvoorbereiding. Het verzenden van uitnodigingen en het regelen van accommodatie kan ook de verantwoordelijkheid van een planner zijn. Zijn of haar taken kunnen ook het toezicht op de site en het coördineren van het personeel van het evenement omvatten.
De reden dat bedrijven of particulieren een evenementenplanner inhuren, is vanwege zijn of haar ervaring op dit specifieke gebied. Planning en evenementen zijn tijdrovende en soms stressvolle zaken. Een trouwdag kan bijvoorbeeld stressvol genoeg zijn voor de bruid zonder zich zorgen te maken of de cateraars op tijd komen opdagen. Een professionele planner heeft de tijd en contacten om ervoor te zorgen dat de gelegenheid soepel verloopt.
Bedrijven voor evenementenplanning zelf zijn gevarieerd en planners zijn meestal mensen die hun carrière zijn begonnen in een bepaald aspect van speciale evenementen. Sommigen zijn vertrokken van cateringbedrijven naar het plannen van hele evenementen. Anderen hebben gewerkt als planners voor een bedrijf en besloten vervolgens hun eigen bedrijf te openen. De jarenlange ervaring die ze hebben bij het plannen van een evenement, is van vitaal belang om alles soepel te laten verlopen.
Een andere manier om het werk te doen is om een kwalificatie te behalen, zoals een diploma of certificaat voor evenementenplanning of -beheer. Individuen willen misschien overwegen om een Certified Special Events Professional (CSEP) of een Certified Meeting Planner (CMP) te worden. Het vergt veel onderzoek en studie om beide certificeringen te behalen en de posities dragen veel verantwoordelijkheid.