Hvordan velger jeg det beste formatet for forretningsforslag?

Når du svarer på en forespørsel om forslag (RFP), må du følge nøye med på forretningsforslaget. Å velge riktig format kan forbedre sjansene dine for å vinne en kontrakt kraftig. Å velge feil kan bety at selv et ellers ideelt bud mislykkes.

Den desidert viktigste regelen er å følge rådene i RFP. Du må sørge for å overholde spesifikke instruksjoner om formatet til forslaget. Å gjøre det er delvis en høflighet, da det vil bidra til at organisasjonen har alle de konkurrerende forslagene i et lignende format, og gjør det lettere å sammenligne dem. Enda viktigere er det at du leverer ønsket format at du er villig til å gjøre en innsats for å følge presise instruksjoner. Med mindre du har jobbet med organisasjonen før eller har et spesielt sterkt omdømme, er dette en av de mest effektive måtene å vise at du vil kunne følge kravene for å utføre prosjektet selv hvis du får kontrakten.

Ett forretningsforslagsformat som er nesten sikkert å inneholde all relevant informasjon, er de fem W-ene - eller, strengt tatt, fem W-er og en H. Dette formatet svarer på seks grunnleggende spørsmål om forslaget ditt. Formatet kommer fra et Rudyard Kipling-dikt som begynner med å detaljere de seks spørsmålene: “Jeg holder seks ærlige serveringsmenn; de lærte meg alt jeg visste. Navnene deres er Hva og hvorfor og når, og hvordan og hvor og hvem. ”

Det er flere spesielle punkter å merke seg når du tar opp et forretningsforslagformat for en regjeringskontrakt. Det viktigste er at du må overholde alt som er oppført i RFP. Dette fordi offentlige etater vanligvis må følge strenge regler for valg av det beste forslaget for å unngå beskyldninger om feil skjevhet.

Det er også verdt å se etter et dokument som heter "arbeidserklæring" som følger med RFP og forklarer kriteriene for å velge det vinnende forslaget. Hvis du velger et forretningsforslagformat som er tilpasset disse kriteriene, kan du forbedre sjansene for å bli valgt. Uansett hvilket format du velger, er det spesielt viktig å sørge for at du overholder innsendelsesfristen, ettersom myndighetsorganer vanligvis ikke tillater å utøve sin dom når de godtar sene innleveringer.

Enten du skriver et forretningsforslag for en statlig organisasjon eller et privat selskap, bør du sørge for at det går utover bare å vise at du kan oppfylle kriteriene. Ettersom andre budgivere også kan være i stand til dette, må du vise hvilken ekstra verdi budet ditt kan tilby for organisasjonen. Dette kan inkludere tilbakemeldinger fra tidligere prosjekter, priser du har vunnet for arbeidet ditt, og alt annet som viser at du er bedre enn konkurrentene dine i stedet for bare av samme standard.