Hvordan velger jeg den beste dokumentarbeidsflytprogramvaren?

Dokumentarbeidsflyt beskriver prosessen som et dokument går gjennom i en organisasjons ordinære operasjoner. For eksempel kan et produksjonsselskaps dokumentarbeidsflyt begynne med en modell designet av ingeniører, som deretter sendes til en profesjonell som lager en regning med materialer basert på denne designen. Når pris og leverandører er bestemt av en profesjonell, kan han eller hun deretter overføre dokumentet til en leder eller profesjonell som kan redigere og godkjenne bestillingen. Fagfolk som bruker dokumentarbeidsflytprogramvare er opptatt av å lage en tydelig og gjennomsiktig prosess som kan automatiseres og som kan hjelpe en organisasjon til å bli mer effektiv. For å velge den beste arbeidsflytprogramvaren for dokumentet, kan det være nyttig å vurdere organisasjonens behov, kvaliteten på programvaren og bestemme hvilke tilgangsformer som passer best til dine behov.

Noen grunnleggende typer dokumentarbeidsflytprogramvare gir brukere tilgang til maldokumenter og kan synkroniseres med e-postsystemer. På denne måten kan brukerne automatisk legge ved dokumenter til e-postmeldinger. Disse grunnleggende systemene lar også arbeidsflytledere lage enkle systemer med et sett trinn som et dokument må passere gjennom. Disse systemene er ideelle for mindre virksomheter som først og fremst er opptatt av intern arbeidsflyt.

Mer kompleks programvare for arbeidsflyt gjør det mulig for brukere å lage sine egne maler og generere rapporter om effektiviteten av en arbeidsflytprosess. Disse systemene kan også gjøre det mulig for brukere å opprette klientgrensesnitt. Disse grensesnittene kan nås av klienter som ønsker å legge inn bestillinger eller applikasjoner. Denne typen programvare er ofte foretrukket av fagfolk som har arbeidsflytsystemer som strekker seg utover interiøret i en organisasjon.

Brukervennlighet, rapporteringsnøyaktighet og muligheten til å løpe uten funksjonsfeil er faktorer som kan påvirke kvaliteten. Noen tips for å velge dokumentarbeidsflytprogramvare av høyeste kvalitet er å be kolleger i en lignende bransje om anbefalinger. Mange fagpersoner synes at handelspublikasjoner er store ressurser som gir grundige undersøkelser og vurderinger av ulike typer programvare.

Generelt er det to forskjellige tilgangsmåter for arbeidsflytprogramvare for dokument. På den ene siden vil større virksomheter foretrekke å kjøpe programvare som kan installeres på datamaskinene i et organisasjonsnettverk. I disse tilfellene eier en organisasjon programvare og er ansvarlig for å oppdatere funksjoner og sikkerhet.

Mindre bedrifter kan ha fordel av programvare på forespørsel. Dette er programvare som brukere kan få tilgang til på nettet. Programvare på forespørsel krever normalt at en organisasjon betaler bruksavgift. En fordel med denne tilgangsmetoden er at brukere kan være avhengige av en programvarevert for å oppgradere sikkerhet og funksjoner, noe som gir mindre avhengighet av datateknikere.