Hvordan velger jeg den beste programvaren for dokumentflyt?

Dokumentarbeidsflyt beskriver prosessen som et dokument passerer i en organisasjons regelmessige operasjoner. For eksempel kan et produksjonsselskaps dokumentarbeidsflyt begynne med en modell designet av ingeniører, som deretter blir sendt til en profesjonell som lager en materialregning basert på denne designen. Når kostnader og leverandører er bestemt av en profesjonell, kan han eller hun deretter overføre dokumentet opp til en leder eller profesjonell som kan redigere og godkjenne ordren. Fagpersoner som bruker dokumentarbeidsflytprogramvare er opptatt av å lage en klar og gjennomsiktig prosess som kan automatiseres og som kan hjelpe en organisasjon til å bli mer effektiv. For å velge den beste dokumentarbeidsflytprogramvaren, kan det være nyttig å vurdere behovene til organisasjonen din, kvaliteten på programvaren og for å bestemme hvilke tilgangsmåter best til dine behov.

Noen grunnleggende typer dokumentarbeidsprogramvare tillater brukere tilgang til maldokumenter og kan synkroniseres med e -postsystemer, Ther måten brukere automatisk kan legge ved dokumenter til e -postmeldinger. Disse grunnleggende systemene lar også arbeidsflytsjefer lage enkle systemer med et sett med stadier som et dokument må passere gjennom. Disse systemene er ideelle for mindre bedrifter som først og fremst er opptatt av internt dokumentarbeidsflyt.

Mer kompleks dokumentarbeidsflytprogramvare gjør det mulig for brukere å opprette egne maler og generere rapporter om effektiviteten til en arbeidsflytprosess. Disse systemene kan også gjøre det mulig for brukere å lage klientgrensesnitt. Disse grensesnittene kan nås av klienter som ønsker å legge inn bestillinger eller applikasjoner. Denne typen programvare blir ofte foretrukket av fagpersoner hvis arbeidsflytsystemer strekker seg utover en organisasjons interiør.

Brukervennlighet, nøyaktighet av rapportering og muligheten til å kjøre uten funksjonsfeil er faktorer som kan påvirke kvaliteten. Noen tips for å velgeDen høyeste kvalitetsarbeidsarbeidsflytprogramvaren er å spørre kolleger i en lignende bransje om anbefalinger. Mange fagpersoner opplever at handelspublikasjoner er gode ressurser som gir dyptgående undersøkelser og vurderinger av forskjellige typer programvare.

Generelt er det to forskjellige tilgangsmåter for programvare for dokumentflyt. På den ene siden foretrekker kanskje større virksomheter å kjøpe programvare som kan installeres i datamaskinene i et organisasjonsnettverk. I disse tilfellene eier en organisasjon programvare og er ansvarlig for å oppdatere funksjoner og sikkerhet.

Mindre virksomheter kan ha nytte av programvare på forespørsel. Dette er programvare som brukere kan få tilgang til på nettet. Programvare på forespørsel krever normalt at en organisasjon betaler bruksgebyr. En fordel med denne metoden for tilgang er at brukere kan være avhengige av en programvarevert for å oppgradere sikkerhet og funksjoner, noe som gir mindre avhengighet av datateknikere.