Hvordan velger jeg den beste ERP-leverandøren?
Å velge en ERP-programvareleverandør (Enterprise Resource Planning) er en kritisk beslutning som vil påvirke en organisasjon i flere år. Det er viktig å etablere et team av mennesker med en rekke ferdigheter for å analysere virksomhetens og tekniske behovene i organisasjonen, analysere flere tilbud fra ERP-leverandører og komme med anbefalinger. ERP er en stor virksomhet og har betydelig innvirkning på en virksomhet.
Et team bør settes sammen for å bestemme målene for ERP-systemet. Mål kan omfatte å forbedre effektiviteten i forretningsprosessene, øke organisasjonens evne til å bedre serverkunder og senke kostnadene ved teknisk infrastrukturstøtte. Teamet bør vurdere organisasjonens bransje og størrelse fordi noe ERP-programvare er bygget for spesifikke bransjer, og andre er designet for størrelsen på en organisasjon. Å velge riktig bransjespesifikk eller størrelsesspesifikk leverandør vil kreve mindre tilpasning av programvaren.
ERP-løsninger er dyre, og bør vare organisasjonen i et tiår eller mer. Det er avgjørende å finne en leverandør som sannsynligvis vil være i virksomhet i så lang tid. Finansiell stabilitet er en viktig faktor når du velger en ERP-leverandør.
En annen faktor er den geografiske fordelingen av organisasjonens arbeidskraft. En annen løsning kan være å foretrekke hvis arbeidsstyrken er spredt, i stedet for å operere fra ett sted. For eksempel kan en geografisk distribuert arbeidsstyrke gjøre bruk av en vert ERP-løsning mer fordelaktig. Vertsbasert ERP-programvare er generelt dyrere.
En organisasjons forretningsmessige og tekniske miljøer vil være faktorer for valg av en ERP-leverandør, og kan bestemme kostnadene for programvaren. Nivået på kompleksitet skal samsvare med ekspertisen til ERP-leverandøren. Organisasjoner med enkle miljøer trenger kanskje ikke noe av funksjonaliteten eller tjenestene som organisasjoner med komplekse miljøer trenger.
Teamet bør gjennomgå tilbudene til flere ERP-leverandører og bestemme hvilken leverandør som har en løsning som best passer organisasjonens behov, og bestemme hvor mye tilpasning som kan være nødvendig. Ideelt sett vil det være behov for veldig liten tilpasning for at ERP-systemet skal oppfylle organisasjonens forretningsmessige og tekniske krav. Tilpasning er dyr og tidkrevende. Tilpasning vil være nødvendig, ikke bare ved første installasjon, men også under hver programvareoppdatering.
Det er forskjellige infrastrukturplattformer for ERP-leverandører. Et alternativ kan omfatte installering av ERP-programvaren i organisasjonens datasenter. I denne situasjonen vil organisasjonen være ansvarlig for å skalere opp maskinvare, programvare og personell for å håndtere ERP-løsningen. ERP-hosting av leverandøren kan være ønskelig for organisasjoner som er interessert i å outsourcere vedlikehold av ERP-programvare.
En organisasjon bør også vurdere sin bemanning og om den har personell med ferdigheter og erfaring til å implementere og vedlikeholde systemet. Hvis ikke, kan det hende at organisasjonen vil samarbeide med en leverandør som kan tilby ERP-rådgivning og opplæring etter behov. Hvis organisasjonen har disse ressursene, kan den se på ERP-leverandører som ikke er like sterke på dette området.