Hvordan velger jeg den beste programvaren for gratis oppgavehåndtering?
Enkeltpersoner, fagpersoner og team skriver ned og korrelerer oppgaver ved å bruke gratis oppgavehåndteringsprogramvare. Selv om de fleste gratis oppgavehåndteringsprogrammer inneholder lignende funksjoner, er noen få funksjoner viktigere når du søker etter det riktige programmet du vil laste ned. Evnen til å prioritere oppgaver, som kan virke grunnleggende, er veldig viktig og er kanskje ikke tilgjengelig i alle gratisprogrammer. Det totale antall oppgaver som kan registreres på en gang, kan ta avgjørelsen mellom liten og stor oppgavehåndteringsprogramvare. Å kunne lage prosjektrapporter og eksportere informasjon til andre programmer vil også være en velsignelse for fagfolk og team som stadig trenger å fullføre forskjellige prosjekter.
Å prioritere oppgaver er en programvarefunksjon de fleste brukere tar for gitt, fordi alt det egentlig er å endre fargen på en oppgave, skrive en lapp nær oppgaven eller plassere oppgavene i hierarkisk rekkefølge fra mest til minst viktig. Når prosjekter eller daglige oppgaver må være ferdige, vil det å kunne prioritere dem hjelpe brukeren med å planlegge dagen sin rundt oppgavene og vil hjelpe brukeren å vite hva som må gjøres umiddelbart. Dette er en grunnleggende funksjon, og mest gratis oppgaveadministrasjonsprogramvare vil inkludere den, men noen vil bare tilby denne funksjonen i betalte versjoner av programmet.
Den vanligste kunden for gratis oppgaveadministrasjonsprogramvare er en travel person som har mange oppgaver å planlegge og koordinere. Dette betyr at det totale antall oppgaver som kan lagres på en gang i oppgavehåndteringsprogramvaren vil være av stor betydning, spesielt for team som trenger å koordinere oppgaver for flere personer. Jo flere oppgaver som kan lagres, jo bedre. Noen programmer vil også kunne lagre lister eller kan organisere oppgaver i tre diagrammer, noe som kan hjelpe brukeren med å organisere oppgaver.
Når man ser på et stort prosjekt, kan det være vanskelig for en person å kjenne nær vedkommende kommer til å fullføre prosjektet. Rapporteringsfunksjoner i gratis oppgavehåndteringsprogramvare vil generere rapporter basert på antall utførte oppgaver og hvor lang tid det har tatt å fullføre oppgavene. Avanserte rapporteringsfunksjoner lar brukere legge til flere faktorer i rapporten, noe som gjør den presis.
Å kunne eksportere oppgavene til et annet program, for eksempel et regneark eller kalenderprogram, vil hjelpe brukerne til å kunne utføre forskjellige funksjoner på oppgavene. Dette gjør det også mulig for brukeren å arkivere oppgaver, hvis behovet oppstår. Eksport til mobile enheter vil være til hjelp, spesielt for brukere som sjelden blir utsatt.