Hvordan velger jeg den beste innkjøpsordren?

For å velge den beste innkjøpsordremalen, bør informasjonsbehovene til alle parter som vil bruke eller henvise til innkjøpsordren vurderes. I noen tilfeller vil en bedrift eller eneeier kunne laste ned en grunnleggende innkjøpsordremal som oppfyller behovene til alle partene som vil komme i kontakt med dokumentet. I andre tilfeller kan det være at en innkjøpsordremal må endres fra sin grunnleggende form eller opprettes fra bunnen av for å imøtekomme de unike behovene til selskapet som genererer innkjøpsordrer, så vel som partene som vil motta eller behandle innkjøpsordren. Hvis innkjøpsordren krever veldig detaljert informasjon om varene som blir kjøpt - inkludert elementer som diagrammer eller annen lignende støtteinformasjon - kan det hende at innkjøpsordremalen må endres for å gi plass til denne informasjonen.

Det er noen få grunnleggende informasjoner som bør være til stede på hver innkjøpsordremal. Først skal det være minst to adresser på innkjøpsordremalen: adressen til kontoret som administrerer innkjøpsordrer og adressen til selskapet eller organisasjonen som innkjøpsordren sendes til. Hvis varene som blir kjøpt skal sendes til en annen adresse enn kontoradressen, må den adressen også angis under overskriften "Send til." Annen viktig informasjon å ta med på en innkjøpsordre er navn og kontaktinformasjon for personen som legger inn innkjøpsordren, datoen for innkjøpsordren, detaljert informasjon om varene som blir kjøpt og det totale dollarbeløpet for ordren. Det er også vanlig at selskaper bruker innkjøpsordrenummer for å spore innkjøpsordrene, så det bør være et rom for denne informasjonen også.

Det er også vanlig at en innkjøpsordremal inneholder et mellomrom for kjøperens signatur. Noen maler inneholder også et avsnitt for notater. Til slutt inneholder noen innkjøpsordremaler også et sted for fullføringsdatoen for ordren. Hvis varene på innkjøpsordren må leveres innen en viss dato, eller innen et bestemt dato-raseri, kan det være et rom for dette på en innkjøpsordremal. Når et selskap eller organisasjon har brukt innkjøpsordrer en stund, kan de begynne å finpusse malen til de finner ut hva som fungerer best.