Hvordan velger jeg det beste videokonferanseanlegget?
Videokonferanser er en praktisk måte å kommunisere med grupper eller enkeltpersoner over Internett. Disse konferansesentrene spenner fra store auditorier til små, interne videokonferanserom. Videokonferanser krever vanligvis passende belysning, tegnebrett og audiovisuelt utstyr. For å velge det beste anlegget, bør selskaper vurdere størrelsen og formaliteten på møtet og om de vil ønske å spille inn videokonferansesesjonen. Det er også viktig å vurdere om videokonferansebrukere ønsker å bygge et permanent, internt videokonferansesenter for hyppig bruk eller leie et anlegg for en engangssession.
Mange nyhetsorganisasjoner bruker nå videokonferanser for å gjennomføre intervjuer rundt om i verden. Dette oppnås gjennom et nettverk av eksternt videoutstyr som lar folk raskt etablere toveis videokommunikasjon. Disse nyhetsorganisasjonene bruker globale satellitter for å tilby konferanser i sanntid med mennesker over hele verden.
De fleste store selskaper har et videokonferanseanlegg i hovedkvarteret. Dette er et formelt område designet spesielt for mediebegivenheter og firmakommunikasjon. Konferansefasiliteter inkluderer toveis TV-skjermer som tillater interaktive diskusjoner med mennesker over hele verden. Videokonferanser kan også distribueres over Internett i streaming av video. Denne formen for informasjonsdeling kan nå tusenvis av mennesker over hele verden.
Et videokonferanseanlegg kan også leies for korte møter. Disse fasilitetene gir audiovisuelt utstyr for møter og diskusjoner. Et konferansefasiliteter kan leies per time, noe som kan være et godt alternativ for små selskaper som trenger rask tilgang til dette spesialiserte utstyret.
Videokonferanseutstyr inkluderer vanligvis mikrofoner, webkameraer, kodingsutstyr og spesielle lys. Dette utstyret kan leies eller kjøpes hos de fleste maskinvareselskaper, men er bedre når det kjøpes av profesjonelle konferansesentre. En videokonferanse er en interaktiv økt med grupper av mennesker som kan være mange steder.
Det er mange Internett-baserte videokonferanseverktøy tilgjengelig. Dette er spesielle programmer som lar folk ha et virtuelt videokonferanseanlegg. Disse Internett-applikasjonene gir rikelig med verktøy for interaktive diskusjoner.
Whiteboards er et viktig verktøy for alle videokonferanseanlegg. Etter at møtet er fullført, er tavleinformasjon tilgjengelig for utskrift og distribusjon for alle deltakere. De fleste videokonferansefasiliteter inkluderer båndopptaksmuligheter. Dette kan være nyttig å gjennomgå tidligere konferanser og materiale. Disse opptakene er vanligvis lagret i digitalt format, noe som gjør dem delbare over hele Internett.