Hvordan oppretter jeg et lønnstall?
Et lønnstall er et spesifikt stykke informasjon som brukes i et selskaps lønnssystem. Nummeret gjør det mulig for et selskap å spore ansatte gjennom bruk av nummeret i stedet for et navn eller annen identifikator. Lønnsnummeret er vanligvis en intern informasjon som selskapet oppretter ved å bruke lønnsprogramvaren. Selskapet kan lage sin egen kombinasjon av bokstaver og tall eller la programvaren opprette tall på egen hånd. Å opprette et nummer skal inneholde tall som gjør at selskapet kan skille mellom ansatte basert på antallet alene.
De fleste lønnstjenester eller programvare tillater et selskap å opprette sitt eget lønnstall for hver ansatt. På grunn av denne fleksibiliteten, bør et selskap vurdere å bruke et beskrivende prefiks for hver ansattgruppe. Et alternativ, for eksempel, er å bruke tre sifre eller bokstaver for å definere avdelingen. Bokstavene ACC eller nummer 200 kan representere regnskapsavdelingen; PRO eller 300 kan være produksjonsavdelingen. Undergrupper kan også eksistere i disse kategoriene hvis selskapet bestemmer seg for å bruke et nummer.
Når et selskap bestemmer seg for lønnsnummerprefikset, faller de resterende tallene typisk i rekkefølge. For eksempel kan ACC00001 være utgangspunktet for lønnstall i regnskapsavdelingen. Den siste halvdelen av antallet kan inneholde så mange sifre som nødvendig for å dekke alle ansatte på avdelingen. Hvert lønnstall for alle avdelinger har vanligvis den samme kombinasjonen av bokstaver og tall. Å ha samme kombinasjonsstørrelse er nødvendig for å unngå å forvirre lønnssystemet.
Personalavdelingen er ofte ansvarlig for å opprette dette nummeret. I noen tilfeller kan personalavdelingen trenge godkjenning fra eieren eller ledelsen når du tildeler tall. Dette gjør at eiere og ledere kan si noe om informasjonen som ligger i lønn. Øverste ledelse kan også ha innspill til hvordan du oppretter tall eller bruken av dem i selskapet. Godkjenning kan også være nødvendig hvis selskapet setter opp en ny avdeling i lønnssystemet.
Et selskap som bruker en outsourcing-tjeneste for lønn, trenger kanskje ikke å opprette et lønnstall. Outsource-selskapet vil gjøre det på egen hånd basert på dets lønnssystem. Selskaper skriver ganske enkelt inn et lønnstall som samsvarer med outsource-selskapets lønnstall. Lønntjenesten håndterer hoveddelen av lønnsoppgavene, og gir dem muligheten og friheten til å opprette lønnstall. All korrespondanse og informasjon angående en ansatt krever vanligvis bruk av dette nummeret.