Hvordan utvikler jeg en prosjektlinje?

Før du går i gang med et stort og viktig prosjekt, er det ofte nyttig å utvikle et prosjekt tidslinje. Dette innebærer registrering av de viktigste trinnene som vil være involvert i et prosjekt, fra start til slutt, sammen med personene eller teamene som er ansvarlige og prosjekterte ferdigstillelsesdatoer. Dette er en måte å se på de viktigste detaljene, eller det store bildet av hele prosjektet, med alle mål og milepæler inkludert.

Hvis en person utvikler en tidslinje for et prosjekt han eller hun fullfører uavhengig, kan han eller hun være alene ansvarlig for å utvikle tidslinjen. Mange prosjekter, spesielt store, involverer flere arbeidere eller medlemmer av et team. Når prosjektlinjer opprettes for slike prosjekter, bør alle arbeiderne som vil være involvert i beslutningsprosessen, også være en del av å lage tidslinjen.

Tidslinjen skal inneholde alle de prosjekterte milepælene og målene som er en del av prosjektet sammen med de som er ansvarlige for de forskjellige delene, materialene som trengs og måloppnåelsesdatoen for hvert trinn. Møter eller sjekkpunkter som er planlagt på forhånd, kan også inkluderes i en prosjekt tidslinje, fordi ideen er å gi en best mulig representasjon av hele prosjektet. Ettersom en gruppe opprinnelig jobber sammen for å utvikle en tidslinje for prosjektet, bør de alle kunne se tidslinjen. Det kan projiseres på et brett via en datamaskin, plasseres i et online arbeidsområde med flere tilganger, eller skrives med markører som et grovt utkast på et stort stykke kartpapir som er lagt ut på veggen.

Etter at en innledende prosjekttidslinje er opprettet, skal hvert medlem av gruppen som er ansvarlig for prosjektet, få en kopi av den som referanse. Det kan være en papirkopi eller en elektronisk kopi som legges ut på nettet eller sendes til e-post. Prosjektets tidslinje er et arbeidsdokument som bør revideres med jevne mellomrom gjennom hele prosjektet, slik at det kan justeres etter hvert som det oppstår endringer og hendelser.

Prosjektets tidslinjer har flere fordeler. De hjelper til med å holde alle medlemmer av et team fokusert på målene for et bestemt prosjekt og å holde dem sammen når prosjektet utvikler seg og endres. Disse tidslinjene er også med på å demonstrere hvordan prosjektet skal flyte på en kombinert skriftlig og visuell måte. Tidslinjer for prosjekter skal være nyttige både for medlemmene av teamet som er detaljorienterte og for de som trenger å se det større bildet av hvordan alt passer sammen. Prosjektets tidslinjer kan også bidra til å sikre at alle nødvendige oppgaver og trinn i et prosjekt har blitt tildelt og delegert på riktig måte.