Hvordan utvikler jeg et IT-budsjett?
Å ta opp et IT-budsjett kan ta mer tid og tanke enn andre elementer i finanspolitikken for det neste året. Mens noen kostnader er faste, vil mange måtte estimeres. For eksempel er det enkelt å budsjettere med utgifter som Internett-tilgang, fordi du sannsynligvis vil ha en fast pris fastlåst. Reparasjons- og vedlikeholdskostnader må ofte estimeres, fordi du aldri vet hvilket utstyr du vil gå sammen eller trenger en oppgradering. . Planlegg å bruke ekstra tid på IT-budsjettet, fordi det kan bidra til å forhindre ubehagelige overraskelser i løpet av de neste kvartalene.
De enkleste elementene i IT-budsjettet ditt er de faste kostnadene. Dette er alle ting du vet prisen på og kan komme med et nesten eksakt tall på. Varer med faste kostnader inkluderer ofte telefon-, internett- og faks-tjenester. Hvis du har et nettsted, kan du finne ut gebyrets hostingavgift for det kommende året. Da vil du finne ut de dyreste varene i IT-budsjettet. Forsøk å finne ut om du vil trenge nye datamaskiner, nettverksservere eller andre teknologioppgraderinger. Forsikre deg om at du inkluderer teknologioppgraderinger du forventer, så vel som programvareoppgraderinger. Hvis du må ansette en spesialist for å installere noen av de nye oppgraderingene, må du ta med tilstrekkelige midler til jobben.
Vedlikehold og reparasjon er en annen viktig fasett i IT-budsjetter. Selv om du ikke kan forutsi når et stykke teknologi vil bryte sammen, kan du være trygg på at det vil skje på et tidspunkt i livssyklusen. Husk å ta feil på siden av forsiktighet når det gjelder vedlikeholds- og reparasjonskostnader i IT-budsjettet. Inkluder kontanter som vil bli avsatt for å betale for deler, så vel som penger til å betale en teknikerlønn om nødvendig. For alle elementene du inkluderer i budsjettet, må du først se på kostnadene fra forrige regnskapsår for å hjelpe deg med å gjøre bedre estimater.
IT-budsjettet ditt skal også inkludere lønn for alle ansatte som jobber med informasjonsteknologi for deg. Hvis noen ansatte har forventet lønnsøkning, må du huske å budsjettere for det. Hvis du har en IT-avdeling, kan det hende du må redegjøre for overtidstimer, fordi det kanskje ikke er praktisk å få oppgraderinger eller andre vedlikeholdsoppgaver utført i løpet av normal arbeidstid. Ikke glem å legge til en pute for nye regjeringsmandater, for eksempel tilleggsavgifter og kostnader for helseforsikring.