Hvordan utvikler jeg de beste anskaffelsesretningslinjene?
Når et selskap eller organisasjon vokser, blir behovet for å etablere retningslinjer for anskaffelser viktigere. Anskaffelser eller innkjøp er styring av alle utgifter til tjenester og varer. Som et aspekt av overordnet virksomhetsstyring er det en sentral funksjon som knytter seg direkte til kostnadsinneslutning, reduserer utgifter og øker fortjenesten. Selv om de fleste forbinder anskaffelser med store selskaper og avtaler på flere millioner dollar, kan anskaffelsesretningslinjer hjelpe alle firmaer, store og små.
Anskaffelsesområdet er så bredt at det er best å dele det inn i forskjellige forretningsprosesser. Hovedkategoriene er: leverandørstyring, inngåtte varer og tjenester, betalingsbetingelser, terskler og segregering av avgifter. I tillegg til å identifisere den forskjellige forretningsprosessen, er det tre elementer som må fullføres for å utvikle anskaffelsesretningslinjer: etablere organisasjonsstruktur og roller, implementere regnskapskontroller og definere ansvarlighet og ansvar for anskaffelsesprosesser i organisasjonen.
Standard metodikk som brukes for å utvikle anskaffelsesretningslinjer er å lage en filmappe for retningslinjene. I denne filmappen oppretter du en egen for hver av de viktigste forretningsprosessene. Når retningslinjene er utviklet, lager du prosessguidene for de forskjellige rollene og avdelingene som er involvert i prosessen. Ta med et avsnitt om tilsyns- og ledelsesrapporter, samt et flytdokument for overordnet ledelse. Alle retningslinjer bør gjennomgås og drøftes med de berørte områdene, og legges frem for toppledelsen for gjennomgang. Ved aksept kreves opplæring for alle brukere for å implementere retningslinjene.
Det første elementet som gjennomgås er rollene og ansvaret til de forskjellige aktørene i anskaffelsesprosessen. Identifiser hvem, hva, hvor og hvorfor for hver transaksjon, og bestem initiasjonspunktet eller aktiviteten. For eksempel, når en avdeling trenger kontorrekvisita, hvem er ansvarlig for denne prosessen? Hvordan bestemmer de hvilken leverandør de skal kontakte? Hva er det maksimale beløpet de kan bruke, og hvem godkjenner dette kjøpet? Disse spørsmålene er sentrale i utviklingen av anskaffelsesretningslinjer.
Regnskap gir en standardstruktur for sporing og styring av utgifter. Bruk av innkjøpsrekvisisjoner, innkjøpsordrer, tilbud, kontrakter og andre anskaffelsesverktøy påvirker alle regnskapsfunksjonene. Typiske regnskapskontroller fokuserer på å redusere svindelrisikoen, oppnå den beste verdien for dollar, motta forhandlede priser og vilkår og godkjenningstillatelser. Disse elementene kan administreres i et datastyrt system, men de må først defineres i forretningsprosessens retningslinjer.
Ansvarlighet og ansvar er en viktig driver i anskaffelser. De fleste organisasjoner fokuserer på dollarverdien av innkjøpsordren eller kontrakten, men kan overse den totale bruken på en bestemt vare. Å bestemme riktig stilling for å være ansvarlig for å forhandle med leverandøren og behandle innkjøpsordrene er et viktig skritt i anskaffelsesretningslinjene.