Hvordan forbedrer jeg arbeidsflyten?

Å forbedre arbeidsflyten er en viktig prosess enten det er for en person eller en organisasjon. En forbedret arbeidsflyt er bevist for å maksimere effektiviteten, minimere avfall i både tid og ressurser og forbedre moralen. Måten å forbedre arbeidsflyten på kan være så enkel som å identifisere og eliminere bortkastet tid eller så kompleks som å undersøke og endre hele prosessen og / eller automatisere hele eller deler av den. Uansett hvor stor eller liten jobben eller prosessen er, er det verdt tiden og kreftene å ta skritt for å forbedre arbeidsflyten.

Det første trinnet for å forbedre arbeidsflyten er å identifisere og eliminere avfall, og det største avfallet av alt er tid. Den moderne arbeidsplassen har blitt vant til og avhengig av e-post, direktemeldinger og sms. Disse kommunikasjonsmidlene var ment å spare tid, men de kan føre til en overflod av unyttig informasjon og bortkastet tid. Du kan forbedre arbeidsflyten bare ved å eliminere eller begrense direktemeldinger og sms og ved å stille rimelige forventninger på e-post. Det å reagere på eller svare på e-postmeldinger så snart de kommer inn, kan være en tid bortkastet. Hvis du angir flere ganger i løpet av dagen som er viet til å lese og svare på e-postmeldinger, vil du forbedre arbeidsflyten og produktiviteten.

Disse avbruddene er bare noen få av de mange som kan stoppe arbeidsflyten. Enhver jobb eller prosess vil gå bedre og videre med en rimelig tidsperiode som brukes til det i stedet for å prøve å få det til i små trinn. Hvis du setter av 20 til 30 minutter til å bruke til en enkelt oppgave eller prosess, vil det hjelpe deg å gjøre store fremskritt i å øke produktiviteten og forbedre arbeidsflyten. Å fokusere på en bestemt oppgave i en relativt kort, men uavbrutt tidsperiode, kan være en av de beste metodene for å hjelpe deg med å forbedre arbeidsflyten.

For mer kompliserte prosedyrer og større organisasjoner, krever det en mer systematisk tilnærming for å forbedre arbeidsflyten. Disse prosessene innebærer å dele arbeidsflyten i små, begrensede trinn og analysere oppgavene som er involvert i hvert trinn. De to viktigste prinsippene som deretter kan tilordnes hvert trinn, er ansvar og automatisering. En enkelt person eller enhet må være helt ansvarlig for å oppnå hvert trinn, noe som eliminerer fingerspiss og utsettelse.

Neste del spør om et trinn kan automatiseres. Enhver del av prosessen som kan automatiseres fullstendig og tar personell ut av ligningen, er et viktig skritt mot å forbedre arbeidsflyten. Etter at hvert trinn har blitt analysert, ansvaret er tildelt, og arbeidet har blitt automatisert der det er mulig, vil hele arbeidsflytprosessen bli mye forbedret.

Trinnene for å forbedre arbeidsflyten innebærer for det meste sunn fornuft og tradisjonelle styringsteknikker. Utfordringen er å dele arbeidsflyten i håndterbare trinn og deretter forbedre hvert av trinnene som er involvert. På denne måten kan du eliminere avfall, maksimere tid og produktivitet og forbedre arbeidsflyten.