Hvordan setter jeg opp et videokonferanserom?

Hovedutnyttelsen av et videokonferanserom er for folk å telekommunikere med hverandre via bruk av video- og lydoverføringer. En videokonferansesamtale er forskjellig fra en videotelefonsamtale fordi den involverer en gruppe mennesker, ikke to enslige personer. Siden det er mange mennesker involvert, mange ganger, må et videokonferanserom brukes av de som deltar i telekommunikasjonen. Dette rommet må utformes og settes opp på riktig måte, da dette sørger for at alle kan bli sett og hørt under møtet. Det er mange forskjellige måter å sette opp et videokonferanserom, og antall mennesker og formål med møtet avgjør vanligvis hvilken type arrangement som er mest passende.

Når det er et stort nok videokonferanserom, og vanligvis mindre enn 15 personer deltar, kan det settes opp et U-formet videokonferanserom. Denne typen oppsett inkluderer vanligvis tre tabeller, alle koblet til hverandre, og danner form av en U. Personen (e) som gruppen telekommuniserer med, er generelt synlige på en TV- eller dataskjerm på den åpne delen av U. De fremmøtte på møtet sitter på utsiden av bordene, slik at de enkelt kan se på, kommunisere og ta notater.

For videokonferanser som involverer 16 eller flere mennesker, mesteparten av tiden, er det mest fordelaktig å sette opp møtet i et auditorium. Selv om denne typen oppsett ikke åpner for mye interaksjon mellom alle deltagere, kan en publikumsmikrofon brukes til å stille spørsmål. Dette oppsettet gjør det også mulig for alle deltagere å se på videoskjermen, som vanligvis er satt foran på auditoriet.

Uansett hvilken type design et videokonferanserom er satt opp i, er det viktig at rommet ikke har skinnende overflater, og enda viktigere, ingen glass. Hvis rommet har vinduer, bør mørke persienner dekke dem. Blanke overflater, glass og vinduer reflekterer ikke bare lys, men også lyd, noe som gjør det vanskelig for personen (e) i den andre enden å se og høre.

Det er flere andre tips som kan hjelpe deg med å sette opp et videokonferanserom. Én mikrofon er tilstrekkelig for hver tredje person som deltar på en videokonferanse. Når en enmannspresentasjon finner sted, bør en jakkesmikrofon brukes. Fargen rød skal ikke finnes i noen innredning eller på personer som finnes i videokonferanserom, da dette vil føre til at flimmer opptrer på videoen. De fleste videokonferanserom vil kreve ett til tre kameraer, med alle kameraer, videoskjermer og skjermer plassert vekk fra sterkt lys.