Hvordan skriver jeg en gapanalyserapport?

Å utvikle en forståelse av formålet med en gapanalyserapport er typisk det første trinnet i å skrive et nyttig dokument. En gapanalyserapport undersøker gapet mellom den nåværende tilstanden i en virksomhet og dens mål. Denne informasjonen kan hjelpe en organisasjon med å skissere en plan for å oppnå mål. Rapporten om gap-analyser gjennomgår også historien til enheten for å bestemme hvordan den nådde sin nåværende status. Dette kan hjelpe planleggere med å bestemme hvilke metoder som er mest ønskelige for å gjøre forbedringer.

Det primære målet med å skrive en gapanalyserapport er vanligvis å demonstrere en forståelse av virkningen av hvert element i organisasjonen. Dette er en effektiv måte å finne enkeltpersoner, avdelinger og aktiviteter som hindrer oppnåelse av organisatoriske mål. Selv om det kan være nyttig å observere hvor godt et element av organisasjonen fungerer i seg selv, er det overordnede formålet å bestemme hvordan hver av disse brikkene påvirker hele operasjonen.

I de fleste tilfeller er en gapanalyserapport utarbeidet av et team. Dette er delvis på grunn av arbeidsomfanget som kreves for å gjøre en grundig analyse. Det er også en god måte å sikre at rapporten ikke gjenspeiler synspunktet til ett individ. Informasjon for gapanalyserapporter kan samles via intervjuer, undersøkelser og undersøkelse av poster som for eksempel innen økonomi og menneskelige ressurser.

Et av nøkkelelementene i en gapanalyserapport er problemstillingen. Dette er et sammendrag av de mest presserende problemene som hindrer organisasjonen i å oppnå sine mål. Disse spørsmålene vil bli innarbeidet i planen for å gi et utgangspunkt for å gjøre forbedringer.

Etter at informasjonen er samlet, kan det lages en plan for å lukke gapet mellom organisasjonens nåværende og ønskede tilstand. Noen av tingene som kan vurderes når du lager denne planen inkluderer ressurser som trengs, for eksempel penger, tid og mennesker. Planen kan også beskrive hvilke verktøy eller annet materiale som trengs og muligens hvordan de kan fås.

En gapanalyserapport vil også typisk beskrive hvilken prosess som skal følges for at organisasjonen skal nå sine mål. Dette kan omfatte tidslinjer, tidsfrister og beregninger for å måle suksess. En analyse vil ofte også omfatte benchmarks for spesifikke mål, slik at fremgangen er jevn og konsekvent.

Noen organisasjoner vil bruke en annen type analyse for å bestemme hvilke skritt du må ta for å lukke gapet. Dette er en undersøkelse av styrkene, svakhetene, mulighetene og truslene (SWOT) som er relatert til en bestemt bedrift og kalles en SWOT-analyse. Ved å forstå disse overordnede egenskapene til selskapet og årsakene til gapet, kan du lage en omfattende plan for avansement.