Hvordan skriver jeg en pressemelding?
En pressemelding er ment å formidle informasjon om en kommende eller pågående begivenhet eller gi en annen uttalelse til media. Når du skriver en pressemelding, må du huske at mange mediekilder mottar et stort antall pressemeldinger hver dag, så det er viktig å holde informasjonen kortfattet, interessant og nøyaktig. Pressemeldingen er en krok, og en velskrevet sakutgivelse vil generere positiv omtale. Når du skriver en pressemelding, er det en utmerket ide å tenke seg inn i en reporteres sinn, og sørge for at relevant informasjon tydelig er skissert på en måte som ikke er for mye for markedsføring.
Generelle formateringsregler for en pressemelding inkluderer å bruke en tydelig leselig, ren skrift som Times New Roman eller Arial, størrelse på riktig måte og dobbelt mellomrom. "PRESSEMELDING" bør være sentrert og skrevet med fet skrift øverst i dokumentet, slik at et tilfeldig blikk avslører kommunikasjonens art. En pressemelding skal alltid sendes ut på et brevhode, med kontaktinformasjon oppført øverst og nederst. Hvis et firmapapir ikke er tilgjengelig, bør en firmalogo legges til slik at dokumentet tydelig er en offisiell kommunikasjon. Pressemeldinger bør alltid sjekkes for stave- og grammatiske feil for å sikre at de gir et positivt inntrykk på mottakeren.
En pressemelding presenterer biter av informasjon på en lett tilgjengelig måte. Pressemeldingen skal lede med en kort overskrift, omtrent som overskriften i en avis. Toppteksten er en mulighet til å ta tak i journalisten og pirke interessen for resten av innholdet. Hold det kort, informativt og interessant. "Møt den berømte forfatteren Howard Zinn i en cocktailmottak 16. desember" er ikke en god overskrift, fordi den er for orddig; "Du er invitert til en mottakelse med Howard Zinn" er bedre.
Etter overskriften skal første ledd redegjøre for den raske hvem, hva, hvor, når, hvorfor og hvordan av pressemeldingen. Denne delen av pressemeldingen er det aktuelle avsnittet i vårt eksempel for å detaljere at arrangementet er en cocktailmottakelse i Hoover-biblioteket tirsdag kl. 19.00. Les interessen til leseren slik at han eller hun er interessert i mer detalj, inkludert i annet ledd. I vårt eksempel kan andre ledd redegjøre for Howard Zinns legitimasjon, årsaken til mottakelsen og andre detaljer som redegjør for rapporten. Til slutt, lukk med et kort avsnitt som pakker ut utgivelsen og gjentar relevant informasjon.