Hvordan skriver jeg et forslag brev?

I mange aspekter er det å skrive et forslag brev som enhver annen type virksomhetsskriving. Tydelig, kortfattet og nøyaktig skriving er viktig for ethvert forretningsdokument. Forretningsforslag krever imidlertid spesifikke komponenter, for eksempel forslagets følgebrev. Forslagsbrevet, omtrent som et CV-brev, fungerer som en høflig introduksjon til et gitt forslag. Å bruke aktiv stemme, følge akseptert etikett for forretningsskriving og vise takknemlighet for leserens begrensede tid er avgjørende for en vellykket respons.

Ofte, når store organisasjoner legger inn forespørsler om flere prosjekter, tjener forslagets følgebrev til å informere leseren hvilken forespørsel om forslag (RFP) dokumentet reagerer på. Hvis det ikke er noen eksisterende rapport mellom fagpersoner eller selskaper, fungerer et forslag brev både som en introduksjon og en mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk. Når et forhold allerede eksisterer, kan følgebrevet fungere som en mulighet til å komplimentere, uttrykke takknemlighet eller utvide fortsatt god vilje mellom begge parter.

Enten det eksisterer et forhold mellom partene eller ikke, bør hvert forslag brev følge riktig etikett for forretningsskriving. Dokumentet skal for eksempel formateres med riktige overskrifter, pene marginer og standard skrift eller skrift. Det forventes å adressere brevet til riktig kontakt og bruke en profesjonell hilsen som er akseptabel for klientenes kultur. Feil kontaktinformasjon eller en for uformell hilsen kan utgjøre en forskjell i om et forslag til brev blir lest eller kastet.

Bortsett fra riktig etikette, er tonen i et forslag til brev også viktig. Formelle, men personaliserte tilnærminger fungerer vanligvis best i vestlige kulturer, med noen forretningsforhold som gir en uformell tone. Østlige kulturer foretrekker typisk, men ikke alltid, en formell, profesjonell tilnærming. Skulle det være tvil om riktig tone, er en formell og profesjonell tilnærming best.

Selv om ingen forslagsbrev garanterer aksept, forbedrer oddsen ved bruk av aktiv stemme og kortfattet skriving. Ikke bruk to eller tre ord når det er nok. Korte, enkle setninger er bedre enn lange, sammensatte avsnitt. Aktiv stemme skildrer klarhet og selvtillit, så unngå å være verb i skrivingen din. Unngå setninger som "hvis du vil" eller "kan du foretrekke det." Velg i stedet for sterke handling verb og direkte oppfordring til handling.

Spesifikt innhold for et forslag brev vil variere for hvert prosjekt og forretningsforhold. En vanlig feil fagfolk gjør ved å skrive forsendelsesbrevet er å omskifte eller oppsummere informasjonen i de medfølgende dokumentene. Husk at de fleste forretningsfolk er begrenset til tiden. Respekter leserens tid, og ikke bare endre innholdet i forslaget ditt. Skriv i stedet brevet med en ansikt til ansikt introduksjon i tankene: hva du vil si eller hvordan du ville presentere deg personlig før du overleverer et forslag til dokument?