Hvordan skriver jeg et forslagsbrev?

I mange aspekter er det å skrive et forslagsbrev som alle andre typer forretningsskrivinger. Tydelig, kortfattet, nøyaktig skriving er viktig for ethvert forretningsdokument. Forretningsforslag krever imidlertid spesifikke komponenter, for eksempel forslaget om forslag. Forslagsbrevet, omtrent som et CV følgebrev, fungerer som en høflig introduksjon til et gitt forslag. Å bruke aktiv stemme, å følge akseptert etikett for forretningsskriving, og vise takknemlighet for leserens begrensede tid, er avgjørende for en vellykket respons.

Ofte, når store organisasjoner legger ut forespørsler om flere prosjekter, tjener forslaget til følgebrevet til å informere leseren hvilken forespørsel om forslag (RFP) dokumentet svarer på. Hvis det ikke er noen eksisterende rapport mellom fagpersoner eller selskaper, fungerer et forslagsbrev som både en introduksjon og en mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk. Når et forhold allerede eksisterer, kan følgebrevet tjene som en mulighet til å komplimentere, uttrykke setter stor pris påpå, eller utvide fortsatt god vilje mellom begge parter.

Enten et forhold eksisterer mellom partene eller ikke, bør hvert forslag brev følge riktig virksomhetsskrivingsetikette. For eksempel skal dokumentet formateres med riktige overskrifter, pene marginer og standard skrifttype eller font. Å adressere brevet til riktig kontakt og bruke en profesjonell hilsen som er akseptabel for kundenes kultur forventes. Feil kontaktinformasjon eller en hilsen som er for uformell kan utgjøre en forskjell i om et forslagsbrev blir lest eller kastet.

Bortsett fra riktig etikette, er tonen i et forslagsbrev også viktig. Formelle, men likevel personlige tilnærminger fungerer vanligvis best i vestlige kulturer, med noen forretningsforhold som gir mulighet for en uformell tone. Østkulturer foretrekker vanligvis, selv om det ikke alltid, en formell, profesjonell tilnærming. Skulle det være tvil RegarDing riktig tone, en formell og profesjonell tilnærming er best.

Mens ingen forslagsbrev vil garantere aksept, forbedrer bruk av aktiv stemme og kortfattet oddsen. Ikke bruk to eller tre ord, når man vil være tilstrekkelig. Korte, enkle setninger er bedre enn lange, komplekse avsnitt. Aktiv stemme skildrer klarhet og selvtillit, så unngå "å være" verb i forfatterskapet ditt. Unngå setninger som "hvis du vil" eller "du foretrekker." Velg i stedet for sterke handlingsverb og direkte oppfordring til handling.

Spesifikt innhold for et forslagsbrev vil variere for hvert prosjekt og forretningsforhold. En felles feil fagfolk gjør ved å skrive omslagsforslagsbrevet er å omhive eller oppsummere informasjon som finnes i de medfølgende dokumentene. Husk at de fleste forretningsfolk er begrenset til tid. Respekter leserens tid og gjenvinner ikke bare innholdet i forslaget ditt. Skriv i stedet brevet ditt med en ansikt til ansikt introduksjon i tankene: hva yoDu vil si eller hvordan du vil presentere deg selv før du overleverer et forslagsdokument?