Hva er administrative ferdigheter?

For å følge med på en stadig skiftende arbeidsplass, får administrative fagpersoner et bredt spekter av ansvarsområder. Disse kontorets fagpersoner kan spesialisere seg på en rekke felt, fra juridiske, medisinske og utdanningsyrker til myndigheter eller teknologiske felt. Administrative ferdigheter vil variere mellom forskjellige bransjer så vel som forskjellige geografiske lokasjoner.

Selv om det ikke alltid er nødvendig, er mange administrative fagpersoner sertifiserte eller har grader innen virksomhet, administrasjon, kontorsystemteknologi eller relaterte programmer. Alle disse stillingene vil vanligvis kreve minst et videregående vitnemål ved innreise. I tillegg er det ofte nyttig å ha erfaring eller utdanning innen et bestemt felt. For eksempel kan de som jobber i juridiske omgivelser synes det er gunstig å ha administrative ferdigheter relatert til paralegal studier.

Kontorfagfolk i teknologiske bransjer kan synes det er nyttig å ha ytterligere matematikk, vitenskap eller datakunnskaper. De fleste regjeringsjobber vil vanligvis kreve gjennomføring av en embetseksamen også. Etterutdanning, workshops og profesjonelle organisasjoner er andre gode måter å tilegne seg videre kunnskap og administrative ferdigheter.

Selv om oppgavene deres kan variere fra felt til felt og sted, vil de fleste kontorutøvere fortsatt dele et lignende sett med evner. En av disse inkluderer å ha sterke organisasjonsevner. Administrativt fagpersoner må ha evnen til å multitaske og benytte seg av tidsstyringsevner. Administrativt arbeidere er kjent for å sjonglere mange oppgaver og klienter i tillegg til å overholde frister. Disse fagfolkene må ikke bare tilby generelle kontorprosedyrer, men også støtte ansatte; utføre planlegging; håndtere kjøp; trene andre; og samhandle med klienter, leverandører og allmennheten.

I tillegg må kontorarbeidernes administrative ferdigheter omfatte eksepsjonell kommunikasjon, både skriftlig og muntlig. De er ikke bare ansvarlige for rask, effektiv håndtering av alle samtaler, de må også regelmessig sjekke telefonsvarer og e-postmeldinger og videresende dem til de aktuelle parter. Sterk skriving, undersøkelse og grammatikk er også viktig for riktig håndtering av skriftlig korrespondanse inn og ut av kontoret. Administrative fagpersoner er i hovedsak kontorets livslinje.

Å ha kunnskap om grunnleggende retningslinjer for forretningsetikette og å utøve skjønn med sensitivt innhold og materialer er ytterligere administrative ferdigheter som er nødvendige i et kontorsett. Et annet viktig aspekt av jobben inkluderer teknologiske ferdigheter. Kontorfagfolk må ha sterke ferdigheter innen datamaskin og tastatur. De må også holde seg orientert om teknologiske endringer i forskjellige programvaresystemer som tekstbehandling, regneark og databaser, og opprettholde tilstrekkelige Internett-ferdigheter. Registreringshåndtering er også viktig.

Vedlikehold av poster inkluderer innleveringsprosedyrer som innebærer både elektronisk og håndinnlevering. Midt i alt dette er det ofte nødvendig at administrative arbeidstakere opprettholder papirer og rekvisita, i tillegg til å distribuere post og pakker. I tillegg må utstyret på kontoret, for eksempel faksmaskiner, kopimaskiner og skrivere, kontrolleres og vedlikeholdes hele dagen. Administrative ferdigheter krever livslang utdanning og opplæring for å følge med endrede teknologier og krav over hele verden.