Hva er buddokumenter?

Å by på en kontrakt av noe slag kan være en meget konkurransedyktig prosess. Enten innleveringer blir akseptert av en relevant tjenesteleverandør eller bare kan presenteres på invitasjonsbasis, må informasjonen som etterspørres i buddokumenter være omfattende. Det er basert på selve materialene som en bedrift eller annen organisasjon vil bruke for å ta en beslutning for en kontrakt. Buddokumentene er kanskje ikke den eneste faktoren for en beslutning, ettersom toppbudgivere ofte blir invitert til live-intervjuer for å effektivisere utvalget, men uten disse innspillene, kan det hende at nye forretningsforhold aldri dannes.

I tilfelle en organisasjon allerede vet hvilke tjenesteleverandører å vurdere for en kontrakt, kan den distribuere en invitasjon til å by (ITB) til de aktuelle partene. Selv med den formelle visningen av interesse, må budgiveren følge noen prosedyrer, eller det kan være i fare for å miste hensynet. En kort liste over kandidater kan velges tidlig basert på tidligere forretningsforhold eller veldig spesifikke kriterier som er etablert fra begynnelsen av anbudsprosessen. Den gruppen kan bli innsnevret ytterligere før det endelige valget gjøres basert på buddokumentene som blir presentert.

Buddokumenter må sendes inn i det format som leierfirmaet foretrekker. Dette kravet kan være å sende materialer elektronisk, via tradisjonell post, eller begge deler. Hvis en tredjepartskonsulent er involvert i søkeprosessen, kan det også hende at buddokumenter må sendes til denne personen. Det er mulig at ansettelsesfirmaet vil gi en form for søknadsmal eller godta originalt materiale sendt inn av kandidatene.

Et ansettelsesfirma eller dets konsulent bør skissere informasjonen som er nødvendig i buddokumenter. Denne oversikten kan tilbys i en ITB eller en forespørsel om forslag (RFP), som er mer en åpen invitasjon til å motta tilbud. Fristen for innleveringer bør også klargjøres, som ikke bare kan inneholde en dato, men også et spesifikt tidspunkt for hvilket buddokumenter må mottas. Spørsmål rundt en ITB eller RFP kan på samme måte ha frister, og svar på disse spørsmålene kan bli publisert for alle kandidater å se.

Detaljene som er inkludert i budgivningsmaterialet vil være basert på typen tjeneste som blir bedt om. I finans vil en investeringssjef som byr på en kontrakt sannsynligvis trenge å gi mengden penger som firmaet overvåker i tillegg til tidligere investeringsresultater. Selv om en tjenesteleverandør er løst fra en kontrakt, kan dette firmaet være velkommen til å gjeninnsende og sende inn dokumenter på nytt i fremtiden.