Hva er vanlige bruksområder for småkassa?
Små kontanter er et lite beløp som brukes av de ansatte i en virksomhet for tilfeldige utgifter under et visst beløp, vanligvis rundt USD 50 dollar i USA. Mange økonomiansvarlige er enige om at det i visse tilfeller ikke er kostnadseffektivt - for ikke å snakke om bortkastet tid - å foreta en sjekk for småbedriftsutgifter. Noen vanlige bruksområder for småkontanter inkluderer kjøp av kontorrekvisita og betaling for måltider, underholdning, lokal transport og andre diverse avgifter. Det kan også brukes til å gi refusjon eller endring til kunder. Uansett bruk, er det vanligvis nødvendig med dokumentasjon for å gjøre rede for midlene for å unngå potensielle revisjonsspørsmål.
Noen ganger kalt en forskuddskonto, kan pengene fra et småkasse brukes til å godtgjøre ansatte for tidligere forretningsrelaterte utgifter, eller det kan settes av til forventede utgifter. Midlene er ofte tillatt brukt til å gi endringer til kunder som også kjøper varer eller tjenester fra virksomheten. I tillegg blir småbruk ofte brukt på kontorrekvisita eller laboratoriebehov, men er vanligvis ikke beregnet på innkjøp av store varer. Snarere blir det vanligvis brukt på tilfeller, for eksempel papir og penner. Videre refunderer mange universitets akademiske avdelinger som bruker menneskelige fag i studiene fagene ved bruk av småkassa.
Generelt sett er de fleste mindre utgifter til lommen som en ansatt har pådratt seg i løpet av virksomheten, kvalifisert for refusjon av småkontanter, avhengig av arbeidsgiverens spesifikke policyer. Ansatte i visse virksomheter betaler ofte for lokal reise, inkludert buss, taxi eller T-bane, som de kan få refusjon for. Kontorarrangementer, for eksempel personalmøter eller fester, kan også finansieres med små kontanter, i likhet med visse forretnings måltider og annen billig underholdning.
Det er visse begrensninger og unntak knyttet til bruk av et småkassefond. For eksempel er det vanligvis ikke tillatt å brukes som et sjekkbehandlingsfond eller kilde for et lønnsforskudd. Hvis virksomheten er lokalisert i USA, kan det være visse unntak for omsetningsavgift å også gjøre rede for, avhengig av staten. Videre kan mengden penger på en småkontokonto økes eller reduseres etter behov, underlagt organisasjonens retningslinjer.
En tilsynsansatt i virksomheten blir vanligvis tildelt forvalter av småkontantfond, og vedlikehold av fondet krever nøyaktig dokumentasjon for regnskapsmessige formål. For eksempel er det vanligvis en god ide for ansatte å bruke forespørselsskjemaer og spesifiserte kvitteringer når de håndterer småkontanter. Disse skjemaene, også kjent som småkupongkuponger, er vanligvis tilgjengelige i kontorrekvisita-butikker.