Hva er konferansetjenester?

Konferansetjenester inkluderer bestilling av konferanser, møter eller andre arrangementer, samt planlegging og levering av tjenestene som er nødvendige for at disse arrangementene skal bli vellykket. Konferansetjenester blir også ofte referert til som møteledelse, event management, eventplanlegging eller event marketing. Ledere for konferansetjenester kalles også møte- eller begivenhetsplanleggere. Konferansetjenester varierer i henhold til arrangementet, men inkluderer vanligvis budsjettering, overnattingsopplegg, catering og audiovisuelt utstyr og støtte.

Det er to brede kategorier av konferansetjenester: de som administreres av interne møteplanleggere, og de som administreres av tredjepartsplanleggere. Møteplanleggere er ansatte på anlegget som er vert for arrangementet. Vanligvis vil gruppekontakten, medlemmet av gruppen som har ansvaret for å gjøre alle nødvendige ordninger, på forhånd bestemme hvilket anlegg som skal brukes til arrangementet og kontakte sine eiere direkte. En konferansetjenesteleder blir deretter tildelt fra det anlegget. Utenlands- eller tredjepartsselskaper ansettes når en gruppe ikke har valgt et bestemt nettsted. Gruppekontakten vil gi en liste med krav, og konferansetjenesteselskapet vil begynne å foreslå passende fasiliteter og fungere som mellommann mellom gruppen og nettstedene.

Konferansetjenester som kreves for hvert arrangement inkluderer overnatting og bespisning. Av denne grunn blir konferanser ofte arrangert av hotell med konferansefasiliteter på stedet. Disse inkluderer vanligvis store og små møteplasser, datalaboratorier, en ballsal og audiovisuelle muligheter for høyttalere eller presentasjoner. Måltider blir vanligvis håndtert av anleggets egen mat- og drikkeavdeling. Disse konferansetjenestene administreres alle av stedets personell og koordineres av konferansetjenestelederen, som gjør alle nødvendige ordninger når gruppen blir informert om deres behov.

Tredjeparts konferansetjenesteledere tilbyr forslag til et sted for konferansen, og koordinerer deretter alle tilleggstjenester hvis ikke dette tilbudet tilbys, for eksempel catering og hotellreservasjoner. Denne typen konferanseplanlegging er vanlig med grupper som er for store til å få plass til et enkelt hotell, eller for grupper som vil at en tredjepart skal hjelpe dem med å forhandle frem den beste prisen. Konferansetjenester inkluderer også planlegging av rekreasjon som gruppen måtte ønske seg under oppholdet.

Å velge et konferansefasiliteter oppnås best ved å undersøke gruppens behov og hva de søker å oppnå under arrangementet deres. Typiske konferanser inkluderer messer, bedriftsopplæringsprogrammer eller årlige prisutdelinger. Mange hotellkonferansetjenester planleggere planlegger også bryllup eller små familiebegivenheter. Målet med å ansette fagpersoner for konferansetjenester er å sikre at alle gruppens behov blir dekket og at arrangementet går greit uten å måtte bekymre seg for detaljene.