Hva er bedriftsminutter?

Bedriftsprotokoller er dokumenterte notater om saker som er diskutert under en slags forretningsmøte. Møtereferater av denne typen er vanligvis forberedt på et bredt spekter av arrangementer som aksjonær- og direktørmøter. Bedriftsjournaler av denne typen blir generelt gjennomgått og endret etter behov på påfølgende møter, og blir en del av de permanente postene som føres av de fleste selskaper.

Et bredt spekter av informasjon kan inkluderes i et sett av bedriftsprotokoller. Typisk vil detaljene som er inkludert fokusere på nøyaktig registrering av diskusjoner om forskjellige emner som er relevante for driften av virksomheten. Vanlige eksempler på ordrelinjer som finnes i bedriftsprotokollen inkluderer diskusjon, vedtakelse eller endring av forretningsplaner og prosedyrer, valg og anerkjennelse av nye offiserer i selskapet, og beslutninger om å utstede eller selge aksjer. Til og med spørsmål som omstilling av fordelspakker for ansatte eller underholdning av ideen om å selge eller slå sammen virksomheten kan diskuteres under møtet og dokumenteres i det offisielle referatet.

I mange jurisdiksjoner er selskaper pålagt av lover å opprettholde bedriftsprotokoller over bestemte typer samlinger, for eksempel aksjonær- eller direktørmøter der valg finner sted. Selv om lokale lover ikke krever at det føres protokoll på visse typer bedriftsmøter, velger mange selskaper å gjøre det som et middel til å skape en løpende historie for virksomheten og sørge for at sentrale emner og diskusjoner er tilgjengelige for referanse på fremtidige datoer. . Siden bedriftsprotokoller ofte anses for å være antatte til behandling under rettsmøter, er det veldig viktig å sørge for at referatet er nøyaktig og godkjent av de som deltar på møtet.

Det er flere forskjellige tilnærminger for å utarbeide bedriftsprotokoller. En tilnærming innebærer tilstedeværelse av et individ som er opplært som opptaker til å notater under selve møtet. Mer vanlig i dag er møtet spilt inn vanlig lydopptaksutstyr, noe som gjør det mulig å utarbeide et tekstdokument på et senere tidspunkt. Noen selskaper inkluderer til og med visuelle data i referatet, for eksempel inkludering av en lysbildefremvisning som vises for aksjonærene, kombinasjon av tekst og visuelle hjelpemidler for å gi en mer fullstendig historie om hva som skjedde i møtet.

Med begge tilnærminger utarbeides en offisiell transkripsjon og distribueres til styremedlemmer eller aksjonærer for gjennomgang. På neste planlagte møte blir bedriftsprotokollen gjennomgått og endret om nødvendig. Selve prosessen med å gjennomgå og gjøre endringer kan være noe avslappet, selv om det ikke er uvanlig at noen virksomheter benytter seg av parlamentariske prosedyrer som beskrevet i arbeider som Roberts ordensregler for å anerkjenne, vurdere og til slutt godkjenne eller avvise forslag til endringer eller endringer under gjennomgangen av det foreslåtte referatet. Når de fremmøtte er til stede er enige om at referatet er fullstendig og nøyaktig, blir de godkjent og blir en del av selskapets offisielle poster.