Hva er administrerte utskriftstjenester?

Administrerte utskriftstjenester refererer til outsourcing av dokumentutskrift eller til outsourcing av dokumentutskriftsmaskiner. Dette kan ordnes på flere måter, inkludert utskrift på stedet, et sentralisert utskriftsområde på stedet, flere desentraliserte områder på stedet, eller en kombinasjon av de to siste. Fordelene med administrerte utskriftstjenester inkluderer reduksjon av arbeidskraft og reduserte kostnader.

Når de fleste tenker på administrerte utskriftstjenester, er maskinene som kommer først i tankene kopimaskiner og skrivere fordi dette er verktøyene som oftest brukes til å produsere trykte dokumenter. Avhengig av organisasjonsstørrelse, kan det hende at den trenger en skriver eller mange, og det kan hende at disse enhetene trenger å skrive ut i farger eller sort / hvitt. Det samme gjelder kopimaskiner. I noen tilfeller kan dobbeltmaskiner, eller til og med flerbruksmaskiner som inneholder alternativer som skanning eller faksing, være det beste valget for et selskap.

Det kan være ekstremt dyrt å kjøpe disse maskinene. Noen bedrifter synes det er mer kostnadseffektivt å leie ut de trykte maskinene de trenger. Flere selskaper tilbyr denne typen tjenester til varierende priser.

Enten virksomheten eier eller leier ut maskinene, vil kopimaskiner og skrivere fortsatt kreve regelmessig service for å holde dem i gang, og kan også trenge nødetat for spesifikke feil eller hendelser. Mange av de samme selskapene som tilbyr leieavtaler tilbyr også denne typen tjenester, basert på en årlig eller flerårig kontrakt. Slike kontrakter kan omfatte levering av et bestemt antall tonerkassetter per periode, og vil sannsynligvis inkludere et angitt antall hendelsessamtaler samt regelmessige planlagte serviceavtaler.

Bruk av slike tjenester tjener flere formål. Servicekostnader under en kontrakt reduseres vanligvis betydelig fra prisene som belastes for en enkelt samtale utenom en kontrakt. De fleste administrerte utskriftstjenestekontrakter spesifiserer et vindu som tjenestesvar må utføres i. Dette bidrar til å redusere utstyrets nedetid. Å ha et servicefirma på vakt hindrer også ansatte som ikke er kjent med utstyret, fra å måtte prøve å få det opp igjen og gå.

I større selskaper kan administrerte utskriftstjenester bety et sentralt utskriftsområde på eller utenfor stedet. Dette kan omfatte flere kopimaskiner eller skrivere som drives av en dedikert stab. Slike sentre kan også tilby tilleggstjenester som utskrift i storformat, liming og trimming. Oftest er denne typen senter beregnet på større jobber og kjøres sammen med et antall skrivere eller kopimaskiner som er tilgjengelige i hele bygningen for små jobber.