Hva er møteprotokoller?

Møtereferater er en redegjørelse for et offisielt møte, vanligvis av et styre for et selskap eller en statlig enhet. Imidlertid holder mange frivillige grupper også referat av møter for å gjøre en historisk redegjørelse for alle poster, vedtak og regninger som er godkjent. Protokoller tas normalt av en enkeltperson og godkjennes deretter på neste styremøte, når alle styremedlemmer har hatt muligheten til å gjennomgå og foreta eventuelle rettelser.

Meste av tiden er møteprotokoller en veldig teknisk og saklig redegjørelse for hva som skjedde på møtet. Godkjenning av referatet gjøres vanligvis med svært liten eller ingen diskusjon. I noen tilfeller, som for eksempel om det er et svært omstridt spørsmål eller en feil, kan det imidlertid være en betydelig mengde diskusjoner. Vanligvis er de aller fleste medlemmer enige om hva referatet skal si. De blir ikke en offisiell del av posten før de er godkjent av styret.

Formatet for møteprotokoller kan variere fra organisasjon til organisasjon, men er vanligvis veldig rett frem. Det starter med å oppgi organmøtet, gir dato og klokkeslett for møtet, tilstedeværende medlemmer og tilbyr kort gjennomgang av hver dagsordenpost og en oversikt over avstemningen, hvis noen ble tatt, for hvert punkt. Det vil også legge merke til tidspunktet for utsettelse og vanligvis liste dato og klokkeslett for neste møte.

Møtereferater tas av en person som er utpekt som sekretær. Avhengig av situasjonen kan dette være eller ikke være et styremedlem. Hvis ikke et styremedlem, vil hele jobben til sekretæren være å ta ned notater. Hvis det er et styremedlem, er jobben noe vanskeligere fordi de kan forventes å delta i diskusjonen og stemmer i tillegg til å ta notater. Generelt for et regjeringsorgan eller selskap vil sekretæren ikke være styremedlem. For frivillige organisasjoner er sekretæren vanligvis i styret og vurderer en styremedarbeider.

Referat kan avvike enn andre beretninger om et møte, slik som de som finnes i en avis, ved at referater er veldig kronologiske. Hver post i referatet rapporteres i sekvensen det skjedde. Hvis et møte er dekket i en avis, vil reporteren generelt begynne å skrive om saken som anses som mest nyhetsverdig. Andre problemer kan være eller ikke dekkes, avhengig av deres relative betydning. Det skal bemerkes at hver kontortype, møteprotokollen og avisartikkelen er riktig for sin spesielle stil.