Hva er møteprotokoll?

Møteprotokoller er en beretning om et offisielt møte, vanligvis i et styre for et selskap eller en statlig enhet. Imidlertid holder mange frivillige grupper også minutter med møter for å gjøre en historisk redegjørelse for alle poster, beslutninger og regninger som er godkjent. Minutter blir normalt tatt av ett individ og deretter godkjent på neste styremøte, når alle styremedlemmer har hatt muligheten til å gjennomgå og gjøre noen korreksjoner.

Det meste av tiden er møteprotokoller en veldig teknisk og saklig redegjørelse for det som skjedde på møtet. Godkjenning av protokollen gjøres vanligvis med veldig lite, eller ingen diskusjon. I noen tilfeller, for eksempel om det er en svært omstridt sak eller en feil, kan det imidlertid være en betydelig diskusjon. Vanligvis er de aller fleste medlemmene enige om hva minuttene skal si. De blir ikke en offisiell del av posten før de er godkjent av styret.

Formatet for møteprotokoller kan variere fra organisasjon til ellerGanisering, men er vanligvis veldig rett frem. Det starter med å liste opp kroppsmøtet, gir dato og klokkeslett for møtet, tilstedeværende medlemmer og tilbyr kort gjennomgang av hver agenda -vare og en oversikt over avstemningen, hvis noen ble tatt, for hvert element. Den vil også merke tiden for utsettelse og vanligvis oppgi dato og klokkeslett for neste møte.

Møteminutter er tatt av en person utpekt som sekretær. Avhengig av situasjonen, kan dette kanskje ikke være styremedlem. Hvis ikke et styremedlem, vil hele jobben til sekretæren være å ta ned notater. Hvis det er styremedlem, er jobben noe vanskeligere fordi de kan forventes å delta i diskusjonen og stemmer i tillegg til å ta notater. Generelt, for et statlig organ eller selskap, vil sekretæren ikke være styremedlem. For frivillige organisasjoner er sekretæren vanligvis i styret og vurderer en styreleder.

minutter kan variere enn andre beretninger om et møte, for eksempel de som finnes i en avis, i de minuttene er veldig kronologiske. Hvert element i protokollen er rapportert i sekvensen det skjedde. Hvis et møte er dekket i en avis, vil reporteren generelt begynne å skrive om saken som anses som mest nyhetsverdig. Andre problemer kan eller ikke dekkes, avhengig av deres relative betydning. Det skal bemerkes at hver konto, møteprotokollen og avisartikkelen, er riktig for sin spesielle stil.