Hva er retningslinjer og prosedyrer?

Politikk og prosedyrer er strukturelle verktøy som bestemmer hvordan et selskap opererer og hvordan det når sine mål. Retningslinjer fungerer som retningslinjer ved å bestemme hva et selskap vil og ikke vil gjøre. Prosedyrer er metodene som brukes for å utføre gjerninger som et selskap forplikter seg til og bruker for å forhindre brudd på reglene det har satt. Disse verktøyene er generelt eiendeler for et selskap, men de kan tjene som ulemper i noen situasjoner når øyeblikkelig fleksibilitet er nødvendig.

For å forenkle saker, kan politikk tenkes som et selskaps grenser. Retningslinjer gir selskaper et middel til å bekrefte identiteten og gi substans til sine mål. Enkeltpersoner kan bruke disse retningslinjene for å utvikle realistiske forventninger til en organisasjon.

Prosedyrer kan tenkes å være kjøretøyene som pleide å forbli innenfor grensene. Disse verktøyene brukes til å kreve og diktere handlinger og beslutninger. Organisasjoner har generelt retningslinjer og prosedyrer for alle aspekter av deres saker. Dette kan omfatte ansettelser, kundeforhold og regnskap. Sammen fordel politikk og prosedyrer selskaper fordi de gir et middel for enhetlighet.

Uten disse verktøyene ville det være vanskelig, om ikke umulig, å sikre at alle i en stor organisasjon håndterte de samme situasjonene på samme måte. Denne mangelen på sikkerhet kan føre til at et selskap møter et bredt spekter av problemer, inkludert juridiske problemer, mangel på kundetillit og fiasko. Selv om strukturen som tilbys av disse verktøyene generelt er gunstig, er det tilfeller når retningslinjer og prosedyrer kan ha negative effekter.

Siden disse verktøyene er ment å gi struktur, eliminerer de ofte fleksibilitet. Noen ganger kan det oppstå spesielle situasjoner som håndteres best i strid med vanlig praksis. Det kan ikke være god tid til å gå gjennom tilstrekkelig prosess for å få den nødvendige tillatelsen til å avvike fra en policy eller prosedyre som er til hinder for optimal håndtering av en situasjon. Av hensyn til overholdelsen kan disse problemene håndteres dårlig som et resultat.

Et selskaps retningslinjer og prosedyrer blir ofte publisert. Disse kan alle være plassert i et enkelt dokument, eller de kan deles inn i forskjellige dokumenter som blir brukt av personene de vedrører. For eksempel kan retningslinjene og prosedyrene som gjelder arbeidstakere være lokalisert i en ansattes håndbok, mens regnskapspraksis kan være oppført i en investors relasjonsmanual. I alle fall pleier denne informasjonen å være allment tilgjengelig for ansatte og publikum.

Selv om retningslinjer og prosedyrer er valgt av hvert selskap og det ikke er lov i seg selv, kan det ha juridiske implikasjoner. Hvis et selskap bryter vilkårene som det har skissert for å lede sine handlinger, kan det bli saksøkt for brudd på kontrakt. Dette kan skje selv om parten som anfører søksmålet ikke har noen tilknytning til selskapet. For eksempel kan en søker kunne saksøke et selskap for brudd på ansettelsespolitikken.