Hva er anskaffelsesprosedyrer?

Hver organisasjon som kjøper varer eller tjenester har standard anskaffelsesprosedyrer , metodene de bruker for å anskaffe disse tingene. Disse prosedyrene dekker alle aspekter av anskaffelsessyklusen, inkludert valg av leverandør, kontraktsforhandlinger, ordreplassering og betaling. Alle firmaer har anskaffelsesprosedyrer, og de brukes til å kontrollere utgiftsaktiviteten, sikre at passende godkjenninger er på plass og redusere risikoen for overbetaling. Anskaffelses- eller innkjøpsaktivitet omfatter all utgiftsaktivitet, eksklusiv lønn, og representerer ofte mer enn 50 prosent av alle utgiftene.

Den viktigste drivkraften for utvikling av anskaffelsesprosedyrer er å kontrollere alle utgifter. De faktiske prosedyrene som brukes kan variere litt, men vil være like. En passende godkjenningsprosess innebærer vanligvis en separasjon av oppgaver og involvering av toppledere for transaksjoner som vil koste mer enn en spesifikk pris. En annen standard anskaffelsesprosedyre er å begrense tilgangen til innkjøpsordreskjemaene og kreve signert autorisasjon fra en annen leder enn den som bruker varene. Denne separasjonen av varemottakeren og godkjenningen er laget for å sikre at en seniormedarbeider er klar over ordren og kan bekrefte at materialene er påkrevd og vil bli brukt til riktig formål.

En annen vanlig anskaffelsesprosedyre er å lage en kort liste over forhåndsgodkjente leverandører for bestemte varer. Leverandører legges til listen gjennom en anbudsprosess som gjennomføres planlagt. Denne prosessen er designet for å være gjennomsiktig og gi firmaet en mulighet til å få rabatter i pris, til å oppfylle kvalitetsstandarder og for å sikre leveringstidspunktet.

Risikoen for et selskap uten ordentlige anskaffelsesprosedyrer er for mye, manglende oppnåelse av god verdi og innkjøpssvindel. Mange mennesker som ikke har noen regnskaps- eller anskaffelsesopplæring, angrer trinnene som er involvert i en innkjøpsforespørsel. Disse prosessene er imidlertid designet for å spare både tid og penger.

Andre vanlige anskaffelsesprosedyrer inkluderer å sette verdigrenser som utløser annen anskaffelsesaktivitet. For eksempel kan kjøp som koster mer enn et visst beløp, kreve at en innkjøpsordre blir godkjent av to ledelsesnivåer. En innkjøpsordre til en mye høyere pris kan kreve at et forslag blir gitt.

I noen tilfeller kan selskaper bli pålagt å forsvare kjøpekontraktene. Hvis en leverandør som deltok i anbudsprosessen føler at de ikke ble gitt en rettferdig mulighet til å konkurrere, kan et søksmål inngis. Kontraktsrett er en kilde til mye juridisk aktivitet, og firmaer med sterke anskaffelsesprosedyrer er i den beste posisjonen til å forsvare sine forretningsavgjørelser.