Hva er forslagskjemaer?

Det er tre typer forslagskjemaer som brukes i standard forretningsdrift: innkjøp, prosjekt og salg. Alle disse skjemaene utfører den samme grunnleggende funksjonen, og gir brukerne en strukturert metode for å samle den informasjonen som kreves for å ta beslutninger. Selve utformingen av forslagskjemaene varierer basert på den faktiske forretningsprosessen som følges i hver organisasjon. Mange stasjonære selskaper tilbyr skjemamaler som kan være et flott sted å starte diskusjoner i firmaet eller organisasjonen.

Et innkjøpsforslagskjema brukes ofte i store organisasjoner for å spore kjøpsforespørsler som overstiger en spesifikk dollarverdi eller er en del av en bestemt varetype. Det er to undertyper av anskaffelsesforslag: anbudsprosjekter og utstyrsforespørsler. De detaljerte spesifikasjonene for prosjektet er inkludert i forespørselen om forslag. I mange firmaer brukes forslagskjemaer for å gi samme struktur til alle anbudsprosjekter. Dette er veldig viktig, siden all informasjon som gis til en part og ikke andre gir en urettferdig fordel.

Et skjema med forslag om utstyrsforespørsel brukes ofte i sentraliserte firmaer. Utstyrsbruker eller avdelingsveileder fyller ut skjemaet og sender det til innkjøpsavdelingen. På skjemaet ville brukeren oppgi kontaktinformasjonen sin, den detaljerte spesifikasjonen av den nødvendige varen, den forretningsmessige rasjonaliteten og budsjettet. De fleste forslagskjemaer har signaturbokser for å sikre at alle forespørsler blir gjennomgått og godkjent før innlevering til kjøp.

Mange ingeniør- eller informasjonsteknologifirmaer har et sentralisert prosjektledelseskontor. Et prosjektforslagskjema brukes til å håndtere forespørsler fra brukere, gi struktur til datainnsamlingen og sikre at alle brukerforespørsler har fulgt den samme godkjenningsarbeidsflyten. Alle prosjekter må ha en sponsor, påvirket avdeling eller forretningsprosess. Prosjektforslagskjemaene inkluderer dokumentasjon av forretningsutfordringen og ønsket sluttresultat av prosjektet. Der det er mulig, forventes det at ansatte gir estimerte prosjektkostnader, tidslinjer og besparelser i effektivitet eller harde dollar.

Former for salgsforslag brukes av virksomhet til salgssalgspersonell under prosessen med å by. Inkludert i et salgsforslagskjema er produktbeskrivelsen, kostnadene, installasjonen eller servicekostnadene og tidslinjen for levering. Detaljene som gis i salgsforslaget danner grunnlaget for evaluering av kunden. All relevant informasjon må inkluderes, slik at klienten kan sammenligne detaljene i salgstilbudet med de andre forslagene som han eller hun har mottatt.