Hva er forslagsbrev?

Forslagsbrev er følgebrev som er inkludert i forretningsforslag for å introdusere folk til forslagets art og selskapet som lager forslaget. I likhet med andre typer følgebrev er forslagsbrev designet for å raskt gjøre leseren kjent med nødvendig informasjon, samtidig som den overbeviser leseren om at forfatterens brev er det beste valget for jobben. I noen tilfeller må et forslagsbrev følge et spesifikt format og stil, mens det i andre tilfeller kan være mer fritt i naturen.

Et typisk forslagsbrev inneholder en kort omtale av problemet forslaget er ment å ta opp, og en oversikt over den viktige informasjonen i forslaget. Forslagsbrev inneholder vanligvis tids- og kostnadsoverslag sammen med en kort forklaring på hvordan forslaget vil fungere. Forslagsbrevet kan også detaljere erfaringene, kvalifikasjonene og sertifiseringene til personen eller selskapet som gir forslaget, og det kan også omfatte selskapets historie og bakgrunnsinformasjon. Gjennomgående har dokumentet en overbevisende tone som er utformet for å oppmuntre leseren til å gå gjennom det vedlagte forslagsmaterialet.

Det er en rekke kontekster der et forslag til brev kan skrives. Når et selskap eller et byrå sender inn en forespørsel om forslag (RFP), skriver folk som svarer på RFP vanligvis forslag med sine innleveringer. En RFP inneholder vanligvis retningslinjer som gir folk en god ide om hva som bør inkluderes i et forslag brev, alt fra forfatterens kvalifikasjoner til et estimat av utgiftene som vil være involvert. Oppslagsverk som gir informasjon om forretningskorrespondanse har ofte flere eksempler på forslag, slik at leserne kan gjøre seg kjent med forslagskriving før de formelt trenger å skrive opp et forslag.

Noen forslagsbrev er uoppfordret. Bedrifter kan bruke forslag til å selge produktene sine til potensielle nye kunder, fordi det å kommunisere per post kan være billig og veldig kostnadseffektivt. For eksempel kan en produsent av kontorprogramvare sende massemelding til en rekke kontorer, og forvente i det minste en viss interesse fra selskaper som vil svare med ordre eller forespørsler om mer informasjon. Det uoppfordrede forslagsbrevet har en tendens til å være mer generisk i sin natur, slik at det kan sendes til mange mennesker.

Det kan være vanskelig å komme med en forslagsmal som kan brukes til å svare på en forespørsel om forslag, fordi hver forespørsel og hvert forslag kan være veldig forskjellige. Det kreves typisk mye forskning for å få forslaget sammen, og språket må tilpasses spesielt for leseren. Imidlertid kan det bidra til å sette sammen en grunnleggende disposisjon som brukes ved skriving av forslag, for å sikre at alle nødvendige aspekter av et forslag blir fullstendig dekket. Bedrifter bør også føre kopier av gamle forslag og forslag, og ta notater om de som er vellykkede slik at de kan brukes i utviklingen av fremtidige forslag.