Hva er fordelene med et automatisert styringssystem?

Automatiserte styringssystemer hjelper konkurrerende selskaper med å effektivisere forretningssystemene sine. Automatisert programvare kan utrydde mange kjedelige og tidkrevende forretningsoppgaver, og gjøre virksomhetsstyring mer effektiv. Fordelene med et passende valgt og riktig brukt automatisert styringssystem inkluderer kontroll over prosesser, klarere synlighet av driften, strømlinjeforming av forsyningskjeden og mer effektiv lagring og tilbakekalling av informasjon. Slike systemer kan også hjelpe en virksomhet med å øke effektiviteten, holde personalet ansvarlig, øke kundeservicen og gi større verdi for virksomheten.

Dashbordets visningsmuligheter til de fleste automatiserte systemer kan hjelpe ledelsen raskt å få et klart bilde av driften ved å gi øyeblikkelig tilgang til kvalitetsstyringsinformasjon, personelloppdateringer og informasjonsstatistikk. Overlegne forretningsresultater kommer ofte fra en kompleks forståelse av ytelse og forretningsstyrker, og økt synlighet kan føre til bedre kontroll over prosesser. Synlighetsprogramvare kan også streame faktisk videofôr over anleggsstyring eller produsere gulv til enhver tid, noe som gjør det tilgjengelig hvor som helst.

Ofte i konkurrerende bransjer er kunnskap makt, og tilgang til informasjonsdatabaser og biblioteker kan bidra til å gi denne kraften. Ledelsesinformasjonssystemer gir øyeblikkelig tilgang til historiske og sanntidsdata for å øke effektiv styring. Programmer er sammensatt av maskinvare og automatisert programvare og har kapasitet til å sammenligne data fra alle nødvendige avdelinger. De er vanligvis designet for å arkivere, ta sikkerhetskopi og administrere alle filer og dokumenter også.

Interne prosesser som lagerstyring, produktplanlegging og kundeservice kan ofte lettere administreres av ERP-programvaren (Automated Enterprise Resource Planning). Gjennom radiofrekvensidentifikasjon (RFID) og andre sporings- og identifiseringsteknologier, håndterer ERP-programmer forsyningskjeden-interaksjoner, for eksempel fakturering, ordresporing og samhandling med leverandører. Når for eksempel lager et forhåndsbestemt nivå, sender ERP-systemer ombestillingsskjemaer til leverandører. Nettsteder for kjøp og levering av internett bruker ofte et ERP-system, da responstiden må være rask og bestillinger ofte individualiseres.

Automatiserte styringssystemer kan bidra til å redusere overflødighet ved raskt og nøyaktig å fullføre oppgaver som vil ta et menneske mye lenger tid og sannsynligvis føre til flere feil. Et eksempel på dette er outsourcing av personalavdelinger. Programvare for personalstyring automatiserer lønnsberegning og utstedelse, logger ansattes oppdateringer og fordelsstatus samt sender ut varsler. Automatiserte styringssystemer kuttet tid, ansatte og menneskelige feil ut av prosesser som en gang tok flere mennesker og tid å fullføre.

Ansattes ansvarlighet kan også økes av automatiserte styringssystemer som er programmert til å tilordne og spore fullføringen av ansattes ansvar. Dette kan gjøres i form av kvoter, kommunikasjonslogger og oppgavegjennomgang. Informasjonslogger krever at de ansatte dokumenterer potensielle kunder, og skaper evalueringsmuligheter basert på kvalitative data. Disse programmene kan bidra til å oppmuntre til medarbeideres vekst og holde ansatte oppmerksom på sine oppgaver, prestasjoner og produktivitet.

Kundetilfredshet kan også forbedres av automatiserte systemer for relasjonsstyring. All klientkommunikasjon og informasjon lagres digitalt og blir tilgjengelig fra flere steder. Dette bidrar til å sikre raske tvisteløsninger og skaper muligheter for å utnytte mersalg. Brev, faks, e-post, SMS og andre former for kommunikasjon distribueres automatisk gjennom automatisert programvare. Tilpasset massekommunikasjon gjennom automatiserte ressursstyringssystemer kan utformes for å gjenspeile informasjon tilpasset en kundes historiske kjøpstrender eller interesser.

Fordelene med automatiserte styringssystemer kan føre til økt forretningsverdi, noe som ofte fører til økt lønnsomhet. For å øke sannsynligheten for dette, må det automatiserte systemet og forretningsprogramvaren brukes effektivt. Bruken av systemet må gi mer verdi enn de høye kostnadene ved innkjøp, implementering og opplæring av ansatte.