Hva er fordelene ved videokonferanse?
De største fordelene med videokonferanser er effektivitet og kostnader. På en videokonferanse er det ingen som trenger å reise lenger enn dataskjermen sin. Deltakerne kan logge seg på hvor som helst, og alt som vanligvis kreves er grunnleggende datateknologi og en slags videokonferanseprogramvare. Kostnadsbesparelsene er vanligvis enorme. Ikke bare blir kostnadene for reise og tapt tid i transitt bevart, men konferanserom trenger ikke å leies, reserveres eller vedlikeholdes.
Etter hvert som Internett har blitt mer allestedsnærværende, har bruken av videokonferanser online blitt stadig mer populært i næringslivet. Videokonferanser gjør det mulig for selskaper, organisasjoner og andre faggrupper å kringkaste konferansene sine på nettet i sanntid. Dette gjør det mulig for mye mer robust deltakelse, både fra deltakere som er plassert eksternt, så vel som de lokale deltakerne som kanskje ikke har tid til å forlate kontorene sine eller reise over hele byen.
De tidlige dagene av videokonferanser ble preget av videokomponenter til ellers virkelige konferanser. Fordelene med denne typen videokonferanser er fortsatt gyldige og er fortsatt i bruk i dag. Mange store konferanser er simulcast eller webcast i streamingversjoner online, for å tillate ekstern deltakelse. Deltakere som ser på disse videokonferansene online, kan vanligvis delta ved å sende en moderator eller via interaktive chatfunksjoner på videokonferansesiden.
Fordelene med videokonferanser har bare utvidet seg med skiftende teknologi. Mens webcasts fremdeles er vanlige måter å bruke videokonferanseteknologi for å integrere eksterne deltakere, brukes teknologien også til å koble ut eksklusivt eksterne deltakere. En av de viktigste fordelene med programvare for videokonferanser i dag, er muligheten til å være vertskap for utelukkende online møter og konferanser.
Videokonferansesystemer er vanligvis ikke komplekse, og relativt lite videokonferanseutstyr er nødvendig for å være vert for et vellykket møte på nettet. Alt som kreves er en Internett-klar datamaskin, et webkamera og en eller annen form for programvare for videokonferanser. Det er vanligvis ganske mange programvarepakker å velge mellom, fra gratis webbaserte programmer til sikrere, passordbeskyttede applikasjoner. Noen konferanseprogrammer er i stand til å gjøre mobiltelefoner om til mobilkontorer, og de fleste gir tilgang til hvor som helst der det er en internettforbindelse.
En av de viktigste fordelene ved videokonferanser er muligheten til å raskt samle folk fra et mangfold av steder og tidssoner. De fleste programmer oppretter et virtuelt "møterom" der deltakerne kan logge seg på, aktivere webkameraene sine og delta og samhandle med hverandre som om de alle var i samme rom. Videokonferanser kan utformes som rundbordssamtaler eller som presentasjoner av en eller flere personer. Det meste av tiden kan deltakerne synlig chatte med hverandre gjennom video og er ikke relegert til chatterom eller e-postkorrespondanse. Deltakerne kan også enkelt laste opp og laste ned dokumenter i løpet av en videokonferanse.
En annen videokonferansefordel er den klare muligheten til å arkivere saksgang. Det meste av tiden kan videokonferanser lagres, sikkerhetskopieres og gjennomgås på et senere tidspunkt. Dette gjør at selskaper kan ha en oversikt over alt som ble foretatt eller bestemt på et møte uten å måtte utpeke en deltaker som sekretær eller opptaker.
Flere og flere selskaper velger videokonferanser fremfor tradisjonelle konferanser, både som en måte å spare penger og som et middel til å øke ansattes produktivitet. Med dette er det ofte flere som er i stand til å delta, til liten eller ingen kostnad for noen. Selv om noe går tapt i mangel av ekte møte ansikt til ansikt, for selskaper med kontorer i flere byer eller til og med flere land, er fordelene ved videokonferanser vanskelig å slå.