Hva er det grunnleggende i forberedelse av lønn?

Hver arbeidsgiver, stor eller liten, må sørge for periodisk utbetaling av lønn, provisjoner og lønn til sine ansatte. En komplisert jobb i USA, et foretaks lønnsforberedelse består av en rekke forskjellige oppgaver, inkludert bekreftelse av kompensasjonen som skyldes ansatte, beregning av inntekt og lønnsskatt som skal holdes tilbake fra lønn, og beregning av andre beløp som skal holdes tilbake . Selv om det tilsynelatende er en dagligdagse oppgave som er grunnleggende elementer, forblir uendret fra en uke til den neste, men lønnsforberedelser er et absolutt kritisk element for enhver bedrifts suksess, fordi problemer med lønnsutvikling fører til en dramatisk nedgang i ansattes moral.

Det første elementet i riktig lønnsforberedelse er å bestemme hvor mye hver ansatt skal betales. Funksjonærer er de enkleste å betale, fordi de får det samme beløpet hver uke. Timeansatte registrerer vanligvis tiden de starter og avslutter arbeidet med et tidssystem, og disse postene brukes til å beregne lønnen deres. En kompliserende faktor i beregningen av timelønn er overtid, kun utbetalt til ansatte i timen, men til en høyere sats enn deres ordinære lønn. Oppdragsgivere betales vanligvis på grunnlag av deres salg, noe som krever at de relevante salgstallene for hver selger blir gitt til lønnsavdelingen på rett tid. Kommisjonsberegninger kan være kompliserte når selgere jobber om et salg og deler provisjonen, samt ved å avvikle provisjonssatsene for forskjellige produkter.

Noen arbeidsgivere gjør også tillegg til sine ansattes lønn, i form av bonuser, feriepenger, feriepenger og sykepenger, som er skattepliktige, og refusjon av forretningsutgifter, som vanligvis ikke er skattepliktige. Andre justeringer av ansattes lønn som kan behandles gjennom en lønnsliste er refusjon av flytteutgifter og betaling av bil- og bensingodtgjørelser. Det er også forskjellige ordninger som gjøres for å regulere kompensasjonen til oppdragsgivere for å hjelpe dem med å håndtere ekstremene av høy og lav periodisk lønn som kjennetegner kompensasjonen til bestillte selgere.

Når inntekten for hver ansatt er blitt konstatert, må kildebeholdning og fradrag beregnes. Lønnsskatt for trygd, legevakt, arbeidsledighet, uførhet og arbeidstakers kompensasjon må holdes tilbake fra hver lønn underlagt lovbestemte krav og grenser, og inntektsskatt må holdes tilbake fra lønnen til alle ansatte som har lønn overstiger en lovpålagt terskel. Frivillige fradrag som helseforsikringspremier, bidrag til pensjonssparekontoer, kontoer med fleksible utgifter og andre poster må også beregnes. Et viktig element i lønnsforberedelsene er å bestemme hvilke justeringer, enten det er fradrag eller tillegg, som skjer før beregning og forskuddstrekk av inntektsskatt, og som finner sted etterpå. En feil i å gjøre denne beslutningen kan føre til plagsomme skattemessige konsekvenser for den ansatte.

Når lønnslisten er fullstendig utarbeidet, må den behandles. Lønnsbehandling og -produksjon har blitt en svært automatisert prosess i USA, med mange lønnslister behandlet av tredjepartsentreprenører. Enten det er gjort internt eller av en tredjepartsentreprenør, genererer prosessen individuelle papirlønnsjekker, så vel som direkte innskudd til de ansattes bankkontoer. I tillegg inkluderer lønnsforberedelser oppretting av detaljerte og sammendragsoppgaver for innskudd av beløp som er nødvendige for å dekke sjekkene og direkte innskudd, samt for skatt og andre utbetalinger til de aktuelle offentlige etater eller forsikringsselskaper. De som er ansvarlige for utarbeidelse av lønn må gi denne informasjonen til arbeidsgivers avdeling for avdeling for økonomi eller regnskap, som har som oppgave å sikre at midlene til å betale ansatte er tilgjengelige og riktig deponert. Behandle en lønnsliste inkluderer også akkumulering av data som er nødvendige for selskapets periodiske regnskap og for å produsere ansattes årsskifteoppgave. Hver lønningsliste er unik, og må være ordentlig og grundig forberedt før den kan behandles, enten den er internt eller av en tredjepart.