Hva er fordelene med et digitalt arkivsystem?

Fordelene med et digitalt arkiveringssystem er mange, og inkluderer reduserte kostnader for selskapet, miljøfordeler og økt enkel sortering og finne og flytting av dokumenter. Den innledende prosessen med å sette opp et digitalt arkiveringssystem kan være litt mer utfordrende, men mange kontorer synes at et papirløst kontor, eller til og med et halvpapirfritt kontor, er gunstig for selskapet over tid. En annen av fordelene med et digitalt arkiveringssystem som dette er at det gjør det mulig for kontoret å operere i et mindre miljø, fordi det ikke kreves mye plass for å lagre dokumenter i et papirarkiveringssystem.

Et digitalt arkiveringssystem, der papirdokumenter enten skannes inn i en datamaskin eller ganske enkelt opprettes på datamaskinen i utgangspunktet, kan etableres i mange forskjellige kontormiljøer. Dokumenter kan skrives ut om nødvendig, for eksempel som sendes til en klient, men ellers kan kontoransatte få tilgang til dokumentene på datamaskinen uten å måtte kaste bort papir. Å kutte ned på papir og skriverbruk kan spare selskapet mye penger. I tillegg er det mye gunstigere for miljøet; selv om et kontor resirkulerer mesteparten av papiret, skaper fremstilling av papir fortsatt miljøet.

Lagring av et digitalt arkiveringssystem skjer helt på harddisker. Dette gjør at tusenvis av dokumenter kan lagres i ett lite område, noe som sparer verdifull kontorplass. Harddisker øker lagringsstørrelsen mens de reduseres i fysisk størrelse, noe som er enda en fordel. I tillegg kan kopier av dokumenter sikkerhetskopieres på en rekke andre harddisker på separate steder for sikkerhetsformål, og de kan gjøres sikrere ved bruk av verktøy som passord og kryptering. Det blir mye enklere å søke og hente dokumenter.

Det tar vanligvis bare noen få minutter å utføre et søk på en harddisk. Dokumentet kan da lett nås, og modifiseres, mailes eller skrives ut etter behov. Noen selskaper opplever at de ikke kan gå helt papirløse, men selv å kutte ned på papirbruken, for eksempel å bruke et digitalt arkiveringssystem for å lagre nyere dokumenter, kan gjøre en forskjell. Kontorer som ønsker å implementere et digitalt arkiveringssystem, vil trenge å få flere verktøy som skannere, og det kan ta en betydelig tid å konvertere dokumenter til digitale former, men når systemet først er satt opp blir det relativt enkelt å vedlikeholde.