Hva er de beste metodene for å skrive forslag?

Forslag er et vanlig verktøy i næringslivet. Ofte brukt som et middel til å by på en kontrakt eller skape et langsiktig forhold til en ny kunde, har prosessen med å skrive forslag vært gjenstand for en uendelig rekke bøker og manualer som adresserer salgsprosessen. Heldigvis er det mulig å delta i forslagskriving med hell ved å følge noen enkle retningslinjer.

Når du skriver forslag av noe slag, må du alltid undersøke bakgrunnen til den potensielle kunden. Finn ut hvor lenge de har vært i virksomhet, hvor mange lokasjoner de driver, gjennomsnittlig årlig inntekt og kanskje til og med hvilken type veldedige organisasjoner selskapet pleier å støtte, enten som en enhet eller gjennom deres ledere. Å basere seg i den generelle kulturen til klienten vil gjøre det mye enklere å skreddersy teksten din slik at den vil resonere med selskapet, og øke sjansene dine for å bli valgt som den valgte leverandøren.

Bruk alltid all informasjon som samles direkte fra den potensielle kunden når du skriver forslag. Ofte vil bedrifter som aktivt leter etter en leverandør utstede det som kalles en Request for Proposal, eller RFP. RFP er et uvurderlig dokument for enhver leverandør som ønsker å etablere et arbeidsforhold med det utstedende selskapet, ved at det ofte inkluderer viktig informasjon om format, ordning av informasjon og til og med hvilken type informasjon som må inkluderes i kroppen til forslaget.

Det er viktig å merke seg at det faktiske formatet til RFP vil variere fra en situasjon til en annen. Noen forespørsler om forslag er korte og gir respondentene mye spillerom når det gjelder organisering og innhold. Imidlertid er det mer vanlig at en RFP gir spesifikke instruksjoner som må følges til punkt og prikke for at forslaget skal bli seriøst vurdert. Ofte vil RFP spesifisere forslagets format, og kan gå så langt som å gi en forslagsmal som må brukes.

Når du skriver forslag som svar på en omfattende RFP, må det tas stor vekt på å svare konsist på alle spørsmålene som er inkludert i det dokumentet. Selv om det ikke er en mal inkludert, er det lurt å bruke RFP i seg selv som en slags mal og bruke spørsmålene som overskrifter for hver del av det ferdige forslaget. Dette vil gjøre det mye enklere for utstederen av RFP å raskt finne hvert av svarene, siden de blir presentert i samme generelle rekkefølge som forespørslene i originaldokumentet.

Det er situasjoner der RFP er et ekstremt uformelt dokument, for eksempel en forespørsel om en side som ikke inneholder annet enn en liste over spørsmål og instruksjoner om tilbakeføring av forslaget. Det er her bruk av forskningen du gjorde tidlig i prosessen vil gjøre en verden av forskjell for det endelige forslaget. Uten noen spesifikke retningslinjer for hånden, vil du lete etter eksempler på forslag som du tror vil passe godt til kundens bedriftskultur, og lage forslagene slik at de følger den lille veiledningen som gis i den uformelle RFP. Forsikre deg om at selv om spørsmålene er generelle og litt vage, finner du måter å gi svar som knytter seg direkte til klientens arbeid og hva selskapet tilbyr for å hjelpe dem med å utføre det arbeidet.

Husk alltid at det å skrive forslag ikke handler om å lage et fantastisk format som du synes er ideelt. Fokuset er ikke på det du anser som et flott forslag, men hva klienten vil synes er den perfekte responsen på forespørselen deres. Noen ganger betyr det å gå utenfor komfortsonen din og sette deg i klientens sko lenge nok til å se prosessen fra deres synspunkt. Selv om dette kan være utfordrende, gjør det å tjene virksomheten det verdt innsatsen.