Hva er de beste tipsene for konferanseplanlegging?

Å planlegge en forretningskonferanse er ikke noe som skjer over natten. Det er arenaer for å bestille, sponsorer å samle og foredragsholdere å engasjere seg. Det er også små detaljer som for eksempel hvor deltakere vil bo mens de er i byen, hvilke måltider som blir gitt og en verden av andre saker som må tas opp for at konferansen skal bli en suksess. Hvis du skal delta i oppgaven med å konferere planlegging, er her noen ting du må huske på.

For det første må du aldri anta at du kan håndtere alle detaljene selv. Det er faktisk veldig sannsynlig at du ikke vil være i stand til å lage en fullstendig liste over alt som må ordnes uten litt hjelp. Av den grunn bør din første oppgave som konferanseplanlegger være å sette sammen et planutvalg. Vanligvis er en gruppe på fem til seks personer tilstrekkelig til å sette sammen en årlig konferanse for hvor som helst mellom hundre til fem hundre deltakere. Komiteen som helhet har mye større sannsynlighet for å dekke alle basene og gjøre det mulig å ta opp alle viktige sider ved samlingen i god tid.

Sammen med å sette sammen komiteen din, er det ekstremt viktig å begynne å gjøre forberedelser så snart som mulig. Det spiller ingen rolle om forretningskonferansen er åtte måneder unna. Eksperter på konferanseplanlegging begynner ofte arbeidet med et kommende arrangement ti til elleve måneder i forveien. Som en fordel vil du ha mer tid til å sammenligne priser på forskjellige konferansesteder, undersøke og forhandle bedre hotellpriser for deltakere, og også ha mer tid til å finne de rette foredragsholderne for arrangementet.

Forsikre deg om at hvert medlem av komiteen har spesifikke oppgaver å utføre. Hver oppgave bør prioriteres og ha en leveringsdato. Konferanseplanlegging innebærer ofte å arrangere oppgaver i en logisk sekvens, slik at handlingselementer som må gjøres før andre ting blir adressert, blir fullført til rett tid. Med hvert medlem av utvalget som er ansvarlig for et spesifikt sett med ting å fullføre før neste møte, er det mindre sjanse for å bli overveldet med oppgaver når datoene for arrangementet nærmer seg.

Få alltid forpliktelser skriftlig. Du vil ha skriftlig bekreftelse fra hotellet om at de fremmøtte vil få en spesifikk dagspris mens du deltar på arrangementet. Få også dokumentert og detaljert informasjon om hva hotellet vil gi i veien for konferanserom og forsamlingslokaler for taler, middager og klasser som tilbys under konferansen. Det samme er tilfelle for spesielle fly- eller togpriser du sikrer for deltakere. Ikke bare vil dette gi deg trygghet, det gjør det også mye enklere å gjennomgå framdriften som er gjort på hvert av planutvalgets møter og opprettholde et nøyaktig bilde av hva som gjenstår å gjøre.

Gi utstillere for arrangementet detaljerte instruksjoner og retningslinjer på forhånd. Forbered et enkelt skjema som indikerer hvor hver utstillingsbås kan settes opp på en konferanse- eller utstillingshall, sammen med informasjon om hvor du skal sende båsematerialene på forhånd og hvor du kan hente dem den dagen de ankommer for å sette opp utstillingen. Dette vil spare alle, inkludert konferanseplanleggingsutvalget, mye hodepine på tampen av arrangementet.

Et siste tips med konferanseplanlegging er å forvente det uventede. Uansett hvor grundig komiteen din planlegger arrangementet, vil det alltid være en form for hikke. En høyttaler vil bli syk og måtte ut, eller hotellet vil ved en tilfeldighet overbooke et av selskapslokalene. Benytt deg av den samlede erfaringen fra komiteen din for å identifisere noen av de vanligste spørsmålene i siste øyeblikk som kan oppstå, og bestem på forhånd hvordan du skal håndtere dem effektivt.

Når konferanseplanleggingen gjøres effektivt, er det relativt enkelt for en organisasjon å være vertskap for en konferanse, og like lett for interesserte å delta på en konferanse. Målet ditt er virkelig todelt i naturen. Du vil at flyten på konferansen skal være så jevn som mulig. Samtidig vil du også sørge for at eventuelle uforutsette problemer kan løses raskt og effektivt. Ved å planlegge fremover, delegere oppgaver til et dyktig utvalg og behandle handlingsemner på en logisk måte, er du sikker på å holde konferanseplanleggingsprosessen håndterbar og til slutt veldig vellykket.