Hva er de beste tipsene for oppbevaring av elektroniske poster?

Oppbevaring av elektroniske poster er ikke annet enn å sette opp et system for sikkerhetskopiering av viktige data på en arbeidsplass, og den gode nyheten er at mye av det kan oppnås automatisk under riktig oppsett. Mange bedrifter gjør feilen med å sikkerhetskopiere verdifulle dokumenter til flere servere, men det kan skape hundrevis eller tusenvis av dupliserte filer som tar plass og til slutt bremse serveren. Det samme kan sies for tradisjonelle sikkerhetskopier som papirarbeid og kompakte disker - det gir absolutt ingen mening å beholde repeterende sikkerhetskopier når et elektronisk lagringssystem for lyd er implementert. En profesjonell med Internett-teknologiopplevelse blir normalt søkt om å sette opp et slikt system, og siden online sikkerhetskopiering normalt er en del av pakken for oppbevaring av elektroniske poster, skal informasjonen beskyttes for alltid.

Før du implementerer et elektronisk oppbevaringsprogram for poster, er det viktig for brukerne å vurdere nøyaktig hva som må lagres flere steder. For eksempel bør forretningsfiler som mange ansatte får tilgang til i løpet av dagen, lagres på hvert enkelt datasystem, men filer som handler med tidligere klienter eller skatteinformasjon, bør trygt tømmes bort på en stordatamaskin siden denne typen fil sjelden er nødvendig. En annen viktig funksjon i et elektronisk registeroppbevaringsprogram er muligheten til å rense unødvendige filer etter en viss tid for å holde det samlede nettverket så rotfritt som mulig. Ikke bare hjelper disse oppgavene med å strømlinjeforme hastigheten som informasjonen kan distribueres over hele arbeidsplassen, men den setter også standarder for hver enkelt ansatt å følge når de arbeider med firmadata.

Et annet kritisk aspekt ved oppbevaring av elektroniske poster er å implementere en automatisk sikkerhetskopi som oppstår med jevne mellomrom, og denne oppgaven kan settes til å kjøre ukentlig, daglig eller til og med minuttet når det er nødvendig. I tillegg til å plassere filer på en sentralisert server, implementerer mange selskaper også sikkerhetskopier til eksterne stasjoner, eksterne stasjoner eller en kompakt disk (CD) for å sikre at dataene alltid finnes på to separate, uavhengige steder. Selv for mange vil denne prosessen virke unødvendig, men en overbelastning i en elektrisk krets kan effektivt slette hver harddisk i et selskap. Online backup har blitt spesielt populært siden dataene er lagret i et annet geografisk område - så selv om en katastrofal hendelse som en orkan eller tornado ødela hver eneste maskinvare, vil selskapets informasjon fortsatt være sikker.

Et annet smart aspekt ved oppbevaring av elektroniske poster er å fysisk bekrefte at sikkerhetskopiene faktisk fant sted, fordi noe så enkelt som en skadet Ethernet-ledning kan forhindre at informasjon lagres på riktig måte. Mange bedrifter antar feil at automatiske sikkerhetskopier er immunke for uhell, men det er ganske enkelt ikke tilfelle. Enkeltpersoner bør alltid bekrefte at dataene er sikkerhetskopiert riktig minst hver måned eller når en ny fil eller program implementeres.