Hva er de beste tipsene for fast sporing av aktiva?
Anleggssporing er en prosess som brukes av bedrifter og organisasjoner for å holde oversikt over alle langsiktige eller faste eiendeler. Selskaper bruker sporing av anleggsmidler som en del av sin regnskapsprosess og for tyveriforebygging, avskrivning og lagerkontroll. Å prøve å holde oversikt over anleggsmidler betyr å identifisere disse eiendelene, bestemme hvilket system du skal bruke for å spore dem og holde eiendelsinformasjon i sporingssystemet oppdatert til enhver tid. Å sørge for at alle ansatte i et selskap er kjent med systemet, kan også sikre at informasjon om anleggsmidler holder seg oppdatert.
Å identifisere alt som krever sporing av anleggsmidler kan være den første utfordringen. Kanskje den enkleste måten å gjøre dette på er å begynne å spore alle eiendeler når de kommer inn i selskapet, starter med dag 1 av virksomheten, hvis ikke før. Det anbefales å legge til en ny driftsmiddels informasjon i et sporingssystem før eiendelen forlater kjøperens hender. Dette sikrer at en eiendel ikke forsvinner før tilstedeværelsen til og med er blitt erkjent.
Sporing av driftsmidler innebærer også å velge et system som skal brukes til sporing, enten det er et enkelt dataprogram, et strekkodesystem eller et RFID-merkesystem for radiofrekvensidentifikasjon. Slike systemer kan forenkle sporing av anleggsmidler ved å sette opp en avskrivningsplan og produsere rapporter og informasjon som er nødvendig for regnskapsprosesser. Det beste sporingssystemet for et bestemt selskap vil være et designet for å håndtere mengden anleggsmidler som spores, enten det er en stor mengde eller liten.
En nøkkel til vellykket sporing av anleggsmidler er å holde informasjon om eiendeler oppdatert. For eksempel, hvis en lastebil er oppført som et selskapsmiddel, men er totalt i en bilulykke, er den ikke lenger en eiendel. Det bør fjernes fra sporingssystemet. Unnlatelse av å gjøre dette kan føre til at kjøretøyet fortsetter å bli regnet som en skattepliktig eiendel. Hvis selskapet er stort nok og kommunikasjonen går i stykker, kan mangelen på oppdatert sporingsinformasjon føre til andre problemer hvis for eksempel en ansatt tror at han vil kunne bruke firmakjøretøyet på en arbeidsrelatert tur, uvitende om at den ikke lenger er tilgjengelig.
En enkel måte å være sikker på at sporing av anleggsmidler er på sitt beste er å involvere selskapets ansatte. Hvis en ansatt skal bruke et selskapsmiddel, må du forsikre deg om at han eller hun ikke kan ta det uten offisielt å sjekke det ut i hans eller hennes navn. Etablere konsekvenser for å ikke sjekke inn eiendelen offisielt når du er ferdig med det, og understreke viktigheten av å påpeke eventuelle problemer med eiendelen så snart de blir lagt merke til. Ellers kan sporingssystemet gjenspeile unøyaktig hvem som sist hadde bilen og hvor den var, og som beseirer et betydelig formål med sporing av anleggsmidler.