Hva er de beste tipsene for å ansette en sekretær?
En sekretær er en assistent som hjelper fagfolk til å utføre oppgaver som å svare på telefoner, utføre korrespondanser, arkivere papirarbeid og utføre datainnføringsoppgaver. I de fleste tilfeller er sekretærer utmerkede kommunikatører som er i stand til å komponere klare, konsise notater og å kommunisere med besøkende på et kontor. Mange fagpersoner i et mangfoldig felt er avhengige av sekretærene sine for å holde kontorene i orden, planlegge avtaler, samle informasjon og i mange tilfeller for å sikre at alle viktige dokumenter blir sendt til kolleger, klienter og reguleringsbyråer med fullstendig og nøyaktig informasjon . Et av de viktigste tipsene for å ansette en sekretær er å sørge for at en annonse for en stillingsåpning gir en fullstendig, detaljert liste over kvalifikasjoner og jobbkrav. Noen andre viktige tips for å ansette en sekretær er å bruke en rekke forskjellige kilder for å finne jobbkandidater, til å skrive ut intervjuspørsmål på forhånd og å innse at det er bedre å ta en smart beslutning enn å ta en rask beslutning.
Noen fagpersoner er heldige nok til å finne sekretærer som har blitt anbefalt dem av kolleger. I disse tilfellene kan det ikke engang være nødvendig å fylle ut en stillingsannonse. De fleste ganger krever imidlertid å ansette en sekretær fullføring av en annonse om åpning av jobb. Dette er et dokument som forteller potensielle jobbkandidater at en profesjonell søker en assistent, og som også bør liste opp de kvalifikasjonene søkerne burde ha tilegnet seg før de sendte inn CV.
En profesjonell som ansetter en sekretær for et vanlig forretningskontor kan kanskje bare liste opp at en ideell assistent har mange års erfaring med å kommunisere med forretningsfolk, utføre datainnføring og bruke planleggings- og faktureringsprogramvare. Innenfor mer spesialiserte felt, for eksempel innen jus og medisinske felt, kan det å ansette en sekretær anmode fagfolk om å være kjent med ulike typer sertifisering. De fleste leger ansetter for eksempel sekretærer som har opplæring og sertifisering innen medisinsk journalføring eller medisinsk fakturering og koding i områder der forsikring er en faktor.
Det er også viktig å sende varsler om åpning av stillinger til en rekke forskjellige kilder. Når du ansetter en sekretær, er det en god ide å sende inn annonser til lokale aviser, nettsteder og andre ressurser som brukes av enkeltpersoner som kan være på jakt etter arbeid i et relevant felt. En advokat kan for eksempel sende stillingsannonser til lokale opplæringssentre for paralegal, mens en lege kan sende varsler til lokale helseadministrasjonsprogrammer.