Hva er de beste tipsene for oppbevaring av lønningsprotokoll?

Krav til lønnsoppbevaring varierer sterkt fra en jurisdiksjon til den neste, så bedriftseiere bør bli kjent med lovene i deres område. Noen av dokumentene som kan trenge å beholde, bekymrer lønnsskatt, ansattes fordeler og poster over antall arbeidstimer. De bør også vurdere å holde både digitale og papirkopier av lønnsregister. Hvis det er mulig, bør papirdokumenter lagres i et brannsikkert skap for å forhindre at de blir skadet.

Det er en god idé å finne ut hvor lange lønnsregister som måtte måtte oppbevares. Dette kan variere fra det ene landet til det neste, og styres vanligvis av lokale inntektsbyråer. Som regel må de fleste poster beholdes hvor som helst fra fire til ti år etter at transaksjoner har skjedd.

Bedriftseiere bør også bestemme hvilke spesifikke lønnsregister som må føres. Noen viktige kan inkludere dokumenter som beviser at visse skatter ble holdt tilbake fra ansattes lønn. Et individ kan også need for å holde på poster som viser hvor mye han ble betalt og antall arbeidstimer. Denne lønnsoppbevaringspraksisen kan bidra til å bevise at ansatte ble betalt minst den lokale minstelønnen, hvis man eksisterer. Det kan også bidra til å etablere overholdelse av lov om barnearbeid, hvis aktuelt.

Andre valg av lønningsoppbevaring kan omfatte overtidslønn, fordeler med ansatte, ferielønn eller sykelønn. Hvis virksomheten bidrar til et pensjonsfond eller betaler deler av ansattes forsikringspremier, bør dokumentasjon av dette også lagres. Hvis ansatte blir betalt på provisjon, kan en veileder også trenge å beholde selskapets salgsrapporter.

Både digitale og papirkopier av poster bør føres. Dette er slik at det er en sikkerhetskopifil i tilfelle ett sett med poster blir ødelagt. Digitale poster bør holdes på flyttbare lagringsenheter, for eksempel en back-up harddisk, plate ellerFlash -stasjon, i tillegg til å ha dem på en harddisk. Papirkopier skal låses i et brannsikkert skap som ligger i et område som ikke er utsatt for flom, da dette kan bidra til å sikre sikkerheten til disse dokumentene.

Lønnsoppbevaring kan være en viktig del av den vanlige driften av enhver virksomhet. Å gjøre det er normalt enkelt hvis arbeidet holdes oppe med regelmessig basis. Å lagre dokumenter på en ordnet måte og for den nødvendige tiden kan spare en leder mye hjertesorg i tilfelle en revisjon eller salg av virksomheten.