Hva er de beste tipsene for oppbevaring av lønnsregister?

Krav om oppbevaring av lønnsregister varierer veldig fra en jurisdiksjon til den neste, så bedriftseiere bør bli kjent med lovene i deres område. Noen av dokumentene som kanskje må beholdes, gjelder lønnsskatt, ansattes fordeler og poster over antall arbeidstimer. De bør også vurdere å føre både digitale og papirkopier av lønnsregister. Hvis mulig, bør papirdokumenter lagres i et brannsikkert skap for å forhindre at de blir skadet.

Det er lurt å finne ut hvor lange lønnsregistre som må være ført. Dette kan variere fra land til land, og reguleres vanligvis av lokale inntektsbyråer. Som regel må de fleste poster beholdes alt fra fire til ti år etter at transaksjoner har skjedd.

Bedriftseiere bør også bestemme hvilke spesifikke lønnsregister som må føres. Noen viktige kan inkludere dokumenter som viser at visse skatter ble holdt tilbake fra ansattes lønn. En person kan også trenge å holde på poster som viser hvor mye han ble betalt og antall timer arbeidet. Denne oppbevaringspraksisen for lønnsregister kan bidra til å bevise at ansatte ble betalt minst den lokale minstelønnen, hvis en eksisterer. Det kan også bidra til å etablere overholdelse av lov om barnearbeid, hvis relevant.

Andre valg av oppbevaring av lønnsregister kan omfatte overtidslønn, ytelser til ansatte, feriepenger eller sykepenger. Hvis virksomheten bidrar til et pensjonsfond eller betaler en del av den ansattes forsikringspremier, bør også dokumentasjon på dette lagres. Hvis ansatte blir betalt på provisjon, kan en veileder også beholde selskapets salgsrapporter.

Både digitale og papirkopier av poster skal oppbevares. Dette er slik at det er en sikkerhetskopifil i tilfelle ett sett med poster blir ødelagt. Digitale poster bør føres på flyttbare lagringsenheter, for eksempel en sikkerhetskopiert harddisk, disk eller flash-stasjon, i tillegg til at du har dem på en datamaskinens harddisk. Papirkopier bør låses i et brannsikkert skap som ligger i et område som ikke er utsatt for flom, da dette kan bidra til å sikre sikkerheten til disse dokumentene.

Oppbevaring av lønnsregister kan være en viktig del av den ordinære driften av enhver virksomhet. Det er normalt enkelt å gjøre det hvis arbeidet følges opp med jevne mellomrom. Lagring av dokumenter på en ordnet måte og for den nødvendige mengden tid kan spare en leder mye hjertesorg i tilfelle revisjon eller salg av virksomheten.