Hva er de beste tipsene for sporing av innkjøpsordre?

Det ville være vanskelig å opprettholde kontroll over varelager og produktkostnader uten et godt sporingssystem for innkjøpsordrer. Innkjøpsordrer kan sendes, faxes, sendes via e-post eller ganske enkelt ringes inn til leverandøren. Det er elektroniske innkjøpsordrer, vanligvis mellom bedrifter, så vel som engangsskjemaet, som de som brukes i butikkene. Noen bedrifter bruker en ordreinnkjøpsordre for å spore kjøp gjort for visse kategorier av produkter. Et sporingssystem for innkjøpsordrer, uavhengig av format, bør utformes for å gi et selskap mest mulig informasjon for å ta gode kjøpsbeslutninger.

En innkjøpsordre er et kommersielt dokument som et innkjøpsselskap sender til et selgerfirma som angir produktene, mengdene og prisen. Det er en avtale og et lovlig tilbud om å kjøpe produkter og / eller tjenester. Innkjøpsordresporing er viktig for intern kontroll av et selskap.

Innkjøpsordreskjemaet skal vise bestillingsdato og -dato, leveringsmetode og leverandørens navn og adresse. Det må også inneholde det bestilte produktet, kostnaden for hver vare og totalprisen. Merverdiavgift bør også inkluderes hvis aktuelt. Elektronisk generering av innkjøpsordreskjemaer i noen selskaper kan også knyttes til varelager for å opprettholde en balanse av produktet på hånden.

Først må selskapet vite hva som er bestilt. Mangel på denne informasjonen kan føre til at selskapet ender opp med for lite varebeholdning og ikke klarer å dekke etterspørselen fra kundene eller for mye varebeholdning, noe som kaster bort plass og reduserer kontantstrømmen. Et godt sporingssystem for innkjøpsordrer vil tillate et selskap å se umiddelbart hva som er bestilt og spore statusen til ordrene.

Et selskap som bruker et sporingssystem for innkjøpsordre kutter også ned muligheten for ansattes svindel. For eksempel er det viktig å ha et forhåndstilordnet nummer til hver innkjøpsordre. Dette beregner muligheten for at en ansatt bestiller varer fra en leverandør og bruker produktene til personlig fordel.

Ofte vil et selskap bruke et automatisert system for å opprette og spore innkjøpsordrer. På denne måten kan selskapet opprettholde en produktkatalog som kan sorteres etter leverandør, produkt og pris. I tillegg vil systemet produsere en database for å lagre en liste over inventar og kontinuerlig oppdatere listen. Programvare er tilgjengelig som vil lage et bestillingsskjema, holde oversikt over utestående og fullførte innkjøpsordrer, og til og med analysere innkjøpstrender for å hjelpe til i prisforhandlinger med leverandører.

Et sporingssystem for innkjøpsordrer sentraliserer innkjøp, som unngår duplisering. Et elektronisk system vil også tilby en leverandørdatabase og tillate at innkjøpsordrer sendes via e-post for å eliminere overflødig papirarbeid. Innkjøpsordrehåndtering gjør at selskapet kan kontrollere sine innkjøp og begrense muligheten for tyveri.