Hva er de beste tipsene for tidsplanhåndtering?
Tidsarkhåndtering kan være et nyttig forretningsverktøy som kan gi funksjonalitet utover logging av ansattes timer for å bestemme hvor mye lønn som skyldes ved slutten av en regnskapsperiode. Et godt styringsprogram kan tillate selskaper å spore hvor mye tid som brukes på spesifikke oppgaver, og kan lette prosessen med fakturering og fakturering for selskaper som kan håndtere flere klienter samtidig. Uavhengige entreprenører og selvstendig næringsdrivende kan også finne slike verktøy nyttige for å spore personlig produktivitet selv om de ikke bruker en faktureringsstruktur per time.
Historisk har timeplanen tillatt arbeidstakere å merke seg når de ankom og forlot jobben, noen ganger med bruk av en stansekortklokke som kunne registrere disse dataene automatisk. Mens slike ark fremdeles er i bruk, kan timearkstyring være mye mer kompleks. Ansatte kan være i stand til å logge på og ut for spesifikke oppgaver, for eksempel, eller kan bruke forskjellige oppføringer for forskjellige klienter og prosjekter.
Ved å bruke mer effektiv ledelse kan selskaper se hvor mye tid ansatte bruker på forskjellige oppgaver. Dette kan tillate selskaper å mer nøyaktig estimere planlegging og timing på prosjekter. Det kan også skape grunnlag for sammenligning; hvis de fleste ansatte fullfører en oppgave på seks timer, for eksempel, kan avvik fra den normen være et tema for interesse. For intern styring kan detaljert tidssporing være et gunstig trekk for effektivitet og produktivitet.
En annen bruk for tidsarkhåndtering er i fakturering når selskaper fakturerer kunder på grunnlag av arbeidskraft. Ansatte som jobber med et prosjekt, kan logge timene sine mens de går, generere informasjon for klientfakturaen, samt spore timene for sine egne lønnsjekker. Den detaljerte timelisteradministrasjonen kan også tillate et selskap å vise en klient hvor mye tid som ble brukt på spesifikke aspekter av et prosjekt, da ansatte kunne notere seg oppgaven så vel som klienten.
Elektroniske tidsstyringsprogrammer kan være nyttige for mer avanserte sporingsaktiviteter. For å oppmuntre til ansattes etterlevelse, kan verktøy som sveipe kort eller fobs som kommuniserer med en baseenhet være nyttige, fordi de automatisk kan logge ansatte av og på. Det kan også være en fordel å snakke med de ansatte om hvordan de bruker programmet, da det vil gi dem mulighet til å rapportere timene sine nøyaktig og ærlig fra starten av. Avdelinger for menneskelige ressurser kan også være lurt å vise de ansatte hvordan de bruker timelisteadministrasjon for å identifisere og unngå overtid ved å overvåke timene sine og jobbe med en veileder hvis et planleggingsproblem oppstår.
En annen fordel med elektronisk timeledelse er muligheten til å kommunisere og sende interne notater. Merknader om planlegging og oppgaver kan vises på et tidsskjema for å sikre at ansatte ser dem, spesielt hvis det skjer en endring av timeplanen. Ansatte kan også være i stand til å huske hverandre og koordinere gjennom det elektroniske systemet når de samarbeider om prosjekter.