Hva er de beste tipsene for stemmepostetikett?

Å forlate en telefonsvarer kan faktisk være noe stressende for folk som føler seg vanskelig å snakke med en maskin. Spesielt i forretningsinnstillinger kan man føle seg forpliktet til å snakke på en bestemt måte eller avstå fra å si visse ord. Heldigvis er stemmepostetiketten ganske lik den for andre former for forretningskommunikasjon, og så lenge personen som forlater telefonsvareren snakker tydelig og etterlater relevant informasjon om innspillingen, følges talepostetiketten for det meste effektivt. Man må huske å være kort, nøyaktig og godt uttalt når man legger igjen en forretningsmelding, og når man legger igjen en tilfeldig melding, bør man også være sikker på å følge etiketten til talemelding og være kort og tydelig.

Når du legger igjen en beskjed, er det primære målet å formidle en kort beskrivelse av hvem den som ringer og hvor den som ringer kan nås i fremtiden. Personen som mottar telefonsvareren kan ikke skaffe denne informasjonen hvis den som ringer ikke snakker tydelig. Man skal ikke skynde seg gjennom meldingen; han eller hun skal snakke tydelig og bare gi grunnleggende informasjon som personen som mottar samtalen trenger for å komme tilbake til den som ringer. Legg igjen et telefonnummer på innspillingen, og husk å tydelig melde deg ut slik at personen som mottar samtalen kan forstå det.

Ved telefonsamtaler dikterer et telefonsvarer etikette at den som ringer ikke er for uformell med personen som mottar samtalen. Den som ringer skal tenke på telefonsvareren som et samspill med den faktiske personen; han burde tenke på hvordan han eller hun ville samhandle med personen som mottok samtalen hvis det var et samspill ansikt til ansikt og snakke deretter. Slang, forbannelse og overdreven kjennskap bør unngås, selv om dette ikke betyr at innringeren må høres kald og løsrevet. Alle som mottar en telefonsvarer vil reagere mer positivt på en lys stemme enn på en kald eller sint, så vær lys, men høflig.

For å følge etiketten til talemeldinger, bør man også unngå lange talemeldinger med overdreven detaljer og vandrende diatribes. Taleposten er ikke det rette forumet for å utvide et tema som trenger diskusjon; snarere er det en måte å kommunisere til en annen person at et ansikt til ansikt eller telefonsamtale er nødvendig. Brevity kan styrke et forretningsforhold i stedet for å hindre det, og man bør ikke forvente en umiddelbar respons fra personen som blir oppringt. Ideen med en telefonsvarer er å legge igjen en melding, ikke starte eller fortsette en full samtale.