Hva er de forskjellige typene forretningsplan for planlegging?
Forretningskommunikasjonsplaner overfører informasjon fra en person eller gruppe til en annen. Selv om definisjonen høres forenklet ut, har hver type plan et spesifikt formål i en virksomhet og får kanskje ikke hyppig bruk. Ulike typer forretningskommunikasjonsplaner er interne, eksterne og krise, med sistnevnte muligens en blanding av de to første. Selskaper setter disse planene på plass slik at det er en kontinuerlig flyt av informasjon mellom alle parter i eller relatert til selskapet. Mange brukere er involvert i å sende og motta kommunikasjon, noe som gjør disse planene veldig viktige.
Interne forretningskommunikasjonsplaner representerer meldinger som bare er ment for de interessentene i en virksomhet. Dette er ofte eiere, ledere og ansatte. Ulike typer kommunikasjonsmetoder kan være til stede med denne planen, for eksempel telefon, e-post, konferanser eller ansikt til ansikt møter og anmeldelser. Kommunikasjonsplanen får hyppig bruk når interessentene sender meldinger frem og tilbake gjennom systemet. Utvendige brukere er sjelden aktive i denne kommunikasjonsplanen, da meldingens innhold kan være svært hemmelighetsfullt og inneholder sensitiv forretningsinformasjon.
Eksterne forretningsformidlingsplaner er ganske enkelt det motsatte av planen ovenfor; eksterne interessenter som trenger informasjon, bruker den. Selv om det kan høres ut at interne og eksterne forretningskommunikasjonsplaner har den samme informasjonen til tider, er det ikke alltid slik. For eksempel har offentlige selskaper ofte et spesifikt individ eller kontor som håndterer all ekstern kommunikasjon eller meldinger. Dette gir mulighet for en samlet front når selskaper går gjennom vanskelige forretningsperioder eller trenger å sende meldinger til eksterne grupper. Eiere og ledere er ofte sterkt involvert i disse planene for å sikre at ingen negative meldinger eller toner blir sendt til eksterne interessenter.
En krisekommunikasjonsplan er en spesiell form som bare fungerer under en krise som virksomheten opplever. Alle forretningsformidlingsplaner har en form for et kriseelement. En virksomhet kan gjennomgå mange forskjellige kriser i løpet av sin levetid, selv om ikke alle situasjoner er kriser for alle selskaper. En intern krise, for eksempel, kan være en plutselig mangel på naturressurser. Selskapet må da kommunisere til interne interessenter hvordan selskapet og dets elementer vil reagere på denne krisen og opprettholde normal forretningsdrift.
Å ha krisekommunikasjonsplaner på plass gjør at et selskap kan lage en blandet kommunikasjonskanal. Dette sikrer at et selskap effektivt kan kommunisere sine svar på kriser til både interne og eksterne interessenter. Igjen, dette tillater en samlet kommunikasjonsfront og skaper stabilitet i en vanskelig tid.