Hva er de forskjellige typene verktøy for kartlegging av forretningsprosesser?

Kartlegging av forretningsprosesser er et konsept som bruker skriftlige ord og visuelle oppsett for å forklare typiske funksjoner. Etter hvert som praksisen har blitt mer populær, er det utviklet en rekke kartleggingsverktøy for forretningsprosesser for å gjøre det enklere og raskere. Det mest brukte verktøyet er programvarekartleggingsprogramvare, som kan tilby mange fordeler for en organisasjon, inkludert muligheten til å dokumentere eksisterende prosesser og sikre at de er effektive i å nå målene for virksomheten.

Disse verktøyene kan også tilby prosessmodellering, som lar sanntid innsikt i hvordan foreslåtte endringer kan påvirke eksisterende prosesser og den generelle forretningsfunksjonen. En annen fordel med programvaren er å hjelpe til med å automatisere eksisterende prosesser og integrere dem på tvers av flere virksomhetsområder. Kartleggingsverktøy kan hjelpe virksomheter å overholde forskrifter som ISO 9000, som kan kreve dokumentasjon av kvalitetssystemprosesser.

Det første trinnet i kartleggingen av forretningsprosesser er vanligvis å dokumentere eksisterende forretningsprosesser. Kartleggingsverktøy for forretningsprosesser gir deg muligheten til å lage flytdiagrammer og andre verktøy som visuelt illustrerer eksisterende prosesser og deres forhold til hverandre. Når prosesser er dokumentert, kan de analyseres og gjennomgås for å sikre at de fanger organisasjonens virkelige aktiviteter tilstrekkelig. Prosesskartlegging gjør det også lettere å identifisere ineffektivitet og forbedringsområder innen prosesser.

Dernest kan virksomheten lage modeller av prosessene som er kartlagt. Modellering gjør at foreslåtte endringer i systemet kan implementeres i hypotetiske situasjoner, noe som gjør at prosesseiere kan observere de mulige resultatene av en endring og vurdere om det effektivt adresserer ineffektiviteten de måtte ha identifisert i første trinn. Å ha prosessimuleringer gjør at en rekke foreslåtte endringer kan implementeres og effekten av dem observeres og evalueres før faktiske organisatoriske endringer gjøres.

Organisasjoner kan også bruke forretningsprosesskartleggingsverktøy for å automatisere eksisterende funksjoner, øke effektiviteten og ensartetheten på tvers av forskjellige avdelinger. Programvare kan hjelpe systemene i forskjellige avdelinger til å "snakke" med hverandre og dele nødvendig informasjon. Prosessautomatisering sparer ofte tid og penger, og hjelper større bedrifter med å implementere enhetlige arbeidsflytprosesser på alle områder i selskapet.

Uniformitet kan være nødvendig for organisasjoner som må overholde forskjellige forskrifter, for eksempel ISO 9000. Mange reguleringsbyråer krever at virksomheter skal dokumentere sine prosesser og garantere selskapets etterlevelse. Disse verktøyene kan gi nødvendig dokumentasjon, spore individuell etterlevelse og identifisere områder der det trengs ytterligere opplæring.