Hva er de forskjellige typene forretningsprogramvare?
En av de beste investeringene enhver eier av små bedrifter kan gjøre er å kjøpe passende forretningsprogramvare. Hvilken type programvarepakke en bedriftseier trenger, avhenger ofte av størrelsen på selskapet og oppgavene som må automatiseres. De vanlige valgene for forretningsprogramvare er forretningsfaktureringsprogramvare, faktureringsprogramvare, lønnsprogramvare, databaseprogramvare og kapitalforvaltningsprogramvare.
Forretningsfaktureringsprogramvare og faktureringsprogramvare eliminerer behovet for å opprette hver faktura fra bunnen av. Denne typen programvare inkluderer ofte klare til bruk maler som kan tilpasses for å matche bedriften. Brukeren legger ganske enkelt inn kunde- eller klientinformasjonen i databasen, og velger hvem han skal sende fakturaen til. Det er ofte et alternativ å velge type faktura som skal sendes også. Programvaren ber bedriftseieren om å oppgi data i de aktuelle feltene, og genererer en faktura som skal sendes ut når alle nødvendige felt er lagt inn.
Lønnsprogramvare kan gjøre det enklere og raskere å administrere lønnsskatter og betalinger til ansatte og uavhengige entreprenører. Mange programmer lar brukere skrive ut lønnsslipper og andre former som er nødvendige for skatteformål, for eksempel W-2 og W-3. Enten en virksomhet har en ansatt eller flere tusen, er det sannsynligvis en lønnsprogramvareløsning som tilfredsstiller virksomhetens behov.
Databaseprogramvare hjelper små bedrifter med å lagre og dele nøkkelinformasjon som er nødvendig for å drive virksomheten, for eksempel navn og adresser på kontakter, oppgavelister og dokumenter. Bedrifter bruker ofte en av tre måter å installere og få tilgang til databasen: nettbasert, stasjonær eller serverdatabase. Et større selskap trenger vanligvis en serverdatabase på grunn av størrelsen på filene som må lagres. Små og mellomstore bedrifter velger ofte nettbaserte eller stasjonære databaser.
Programvare for kapitalstyring brukes ofte av alle typer virksomheter som er involvert i fysisk salg, distribusjon eller produksjon. Enhver bedriftseier som ønsker å automatisere oppgaven med å forvalte fysiske og immaterielle eiendeler, kan vanligvis ha nytte av å bruke den. For eksempel kan bedriftseieren legge inn informasjon om resultatene av servicevedlikehold, og programvaren for kapitalforvaltning kan på sin side generere informasjon, for eksempel avskrivningsverdi og datoer for utskifting. Immaterielle eiendeler, for eksempel programvare og patenter, kan også styres.
Avgjørelsen om å kjøpe forretningsprogramvare avhenger ofte av andre oppstartskostnader eller hvor mye fortjeneste virksomheten genererer. Fordelene med å automatisere rutinemessige forretningsoppgaver gjør vanligvis en virksomhet mer effektiv. Ofte blir prisene på kjøp av forretningsprogramvare motregnet av besparelsene den gir.